Las mejores herramientas de Dirección de proyecto

Existe una dependencia directa entre el éxito de un proyecto y la elección las mejores herramientas para ello, desde la planificación que con ello podremos prever resultados y hacer una buena optimización del rendimiento, con lo que minimizamos los resultados tanto en tiempo como en económicos.

Las herramientas más adecuadas para el Director de Proyecto son aquellas que nos permiten obtener el control del proyecto de una manera mejor. Siendo estas herramientas, tanto si hablamos de software como de metodologías necesitamos que nos den una visión global que sea inclusiva tanto en la duración como en su contenido, además de tener en cuenta los costes, los recursos tanto humanos como materiales necesarios.

Cadena crítica

Se diseña un diagrama de red en el que se reflejan todas las actividades que se llevarán a cabo en la consecución del proyecto, estableciendo prioridades y determinando el estado de las dependencias. Las principales ventajas son:

• Muestra las tareas que tienen prioridad de forma clara.

• El planteamiento resulta muy gráfico.

• Permite prever el plazo máximo de finalización de un proyecto.

El mayor inconveniente de esta técnica es que no contempla la incertidumbre y, para calcular escenarios simulados, requiere del apoyo de otras herramientas, como PERT.

Work Breakdown Structure (WBS)

Una buena Estructura de Desglose de Trabajo no es una lista de tareas, ni un plan. de hecho, junto con esta herramienta siempre habrá que utilizar un calendario o un plan de proyecto. Trabajar con ella requiere un control sobre las actualizaciones que se tengan que practicar.

Las principales razones para usar esta herramienta son:

• Se obtiene una mayor precisión a la hora de definir el alcance del proyecto.

• Resulta más sencillo definir las responsabilidades.

• Se pueden controlar los recursos necesarios con una mayor precisión y, por tanto, los costes,

riesgos y plazos.

3. PDCA (Plan, Do, Check, Act)

Esta herramienta es cíclica en cuatro pasos Planificar – Hacer – Actuar – Verificar, es muy eficaz para aumentar la competitividad, incrementar los niveles de productividad, reducir los costes y optimizar los recursos.

PERT

Este método trabaja con distintas probabilidades asociadas a la variable tiempo, es muy útil cuando el proyecto consta de muchas actividades que discurren en paralelo y/o de forma secuencial. Entre las ventajas que aporta nos encontramos:

• Gran potencial que nos garantiza la obtención del conocimiento necesario para no fallar al determinar con exactitud la probabilidad de alcanzar la consecución del proyecto en un determinado período de tiempo.

• Muy fácil de aplicar modificaciones y actualizaciones.

• Muy fácil de detectar desviaciones de tiempo en cada tarea.

Matriz de asignación de responsabilidad

Sirve para definir el departamento y la persona responsables de alcanzar unos resultados determinados en función de la información contenida en una matriz. Sus ventajas son:

• Facilita la comprensión de la responsabilidad atribuida, al incluir datos como la autoridad frente a la que se debe reportar, los expertos en la materia o equipos de apoyo y las necesidades de actualización.

• Permite gestionar mejor la disponibilidad de los recursos y evitar solapamientos o sobrecargas de trabajo.

• Aumenta la transparencia en la función de dirección.

El diagrama de Gantt

En él se reflejan las actividades en las que el plan de proyecto se basa, adscritas siempre a una variable tiempo para una consecución ordenada. Entre las ventajas que aporta nos encontramos:

• Configuración sencilla.

• Aporta una visión global del proyecto.

• Fomenta la detección temprana de faltas de alineación.

• Mejora a otras técnicas y métodos de gestión.

Triángulo de la Dirección de Proyectos

Refleja desde el principio del proyecto su alcance, el tiempo requerido para llevarlo a cabo y el presupuesto (recursos) necesarios para completarlo. Los beneficios de esta herramienta para el Project Manager son:

• Ayuda a tomar mejores decisiones.

• Facilita el establecimiento de prioridades.

• Representa claramente y con sencillez la esencia de las metas a alcanzar.

Y tú, ¿qué dices?¿Que herramientas usas? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor

Comparte este post con tus amigos

¡Tanto ellos como yo te lo agradeceremos!

¡¡MIL GRACIAS A TODOS Y CADA UNO DE VOSOTROS POR COMPARTIR!!

Ayudamos a las empresas a ejecutar sus desafíos de negocio, mejorando la eficiencia y potenciando el crecimiento sostenible aportando soluciones de ingeniería, estrategia, procesos y gestión de proyectos.