Las 5 Fases de un proyecto: Iniciación

En el artículo, ya publicado en Lecciones Aprendidas, ya hablamos de la elección de la metodología del proyecto: Agile y Scrum, PRINCE2,… El propósito de selección de una metodología es proporcionar una hoja de ruta para el éxito del proyecto. Además de estar familiarizados con las diferentes metodologías de proyectos y su aplicación, los gerentes de proyecto también deben comprender las cinco fases de la gestión de proyectos definidas por el Project Management Institute (PMI) en el Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK): Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo / control y cierre. En este post, idearé las cinco fases antes de explorar la Fase Inicial o Iniciación. Este artículo es el primero de una serie que profundiza en cada fase con más detalle.

1. Iniciación: Para realizar un nuevo proyecto, debemos de haber definido lo más posible además de haberlo presentado a la compañía para su aprobación oficial. Normalmente, empieza con una valoración por parte de nuestra compañía de forma más económica que otra cosa, describimos los objetivos, el propósito y los posibles resultados del proyecto que proponemos. Identificamos los Stakeholders, o partes interesadas, también identificamos los requisitos preliminares, documentándolos en caso de no estarlo. Estas claves incluyen una mínima planificación y si tenemos una viabilidad del mismo la debemos de incluir.

2. Planificación: En esta fase debemos de desarrollar un plan de proyecto ya de modo integral, describiendo un presupuesto, el alcance, las duraciones, los resultados y la calidad necesaria, las comunicaciones, las métricas, los riesgos y los recursos que vamos a emplear.

Por cierto, me gustaría comentarte que he abierto una página en Facebook del blog, ya que sería genial aumentar el número de seguidores en la red social. Si te gusta lo que lees y quieres alegrar un poco mi día en un solo segundo, te agradecería que le dieras a me gusta.

3. Ejecución: Tenemos ya el proyecto listo para empezar. Aquí el director del proyecto utiliza una reunión de lanzamiento, kick-off meeting, para presentar las tareas más importantes y los hitos al equipo, milestones, y se discute el proyecto en detalle.

4. Supervisión: Esta supervisión o monitoreo, se realiza a la vez que la ejecución del proyecto. Se utilizan los KPI, Key Performance Indicator ó Indicador Clave de Rendimiento, y otras métricas definidas en el plan del proyecto, el administrador del proyecto supervisa el progreso y el rendimiento para evitar problemas con el alcance.

5. Cierre: Una vez que el proyecto ha terminado, se realiza un examen para documentar las lecciones aprendidas para proyectos futuros.

Dependiendo del tamaño y sobre todo de la complejidad del proyecto, se necesita personalizar cada una de estas fases debidamente.

Analicemos la primera fase, Iniciación, en más profundidad.

FASE UNO: INICIACIÓN

Como se puede entender, es la base del proyecto, el director del proyecto necesita establecer las pautas comerciales asegurando que en estas negociaciones el resultado que se propone, este tiene que estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Además, se prepara un presupuesto inicial con su correspondiente cronograma, involucrando a las partes más relevantes interesadas y a los miembros del equipo.

Las pautas comerciales o propuesta de proyecto deben explicar muy claramente los objetivos, el propósito y los entregables del proyecto; identificar los riesgos potenciales y describir los recursos imprescindibles para completar el proyecto. Esto también puede incluir el proceso de selección para un director de proyecto adecuado. Como el proceso de aprobación para un proyecto nuevo varia de una organización a otra, es importante confirmar e incluir todos estos detalles.

Una vez que está aprobado el proyecto, estas pautas comerciales se informarán a los encargados del proyecto, que documentará todo esto a los involucrados, sobre las limitaciones del mismo, los enfoques para la gestión de cambios y toda la información relevante. Mediante este documento también se debe especificar las tareas clave y un programa propuesto para ayudar en la fase dos: Planificación.

Después de haber identificado a todas las partes relevantes, toca la involucración de los mismos. Ganar el apoyo de los interesados es vital para el éxito del proyecto. Asegurándose que las partes sepan y entiendan lo que necesitaría de ellos desde el principio.

Finalmente se debe organizar una reunión del equipo para revisar y recopilar todas las aportaciones relevantes para la fase de planificación.

¿Tienes algún consejo o sugerencia adicional para asegurarse que la Fase Inicial sea eficiente y efectiva? No dudes en comentarla

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor.

Comparte este post con tus amigos, ¡tanto ellos como nosotros te lo agradeceremos!