Plan de comunicaciones del proyecto

Una buena comunicación es la esencia de la gestión de proyectos, lo que hace que un plan de comunicaciones es vital. De acuerdo con el Project Management Institute (PMI), las organizaciones de alto rendimiento que terminaron el 80% de los proyectos tenían el doble de probabilidades de tener planes de comunicación comparándolo con las organizaciones de bajo rendimiento. Si no tienes un plan o deseas actualizar tu plan actual, ¡sigue leyendo!

¿Por qué necesito un plan de comunicaciones para mi proyecto?

Comunicación es un "proceso mediante el cual se intercambia información entre individuos a través de un sistema común de símbolos, signos o comportamiento". ¿Suena fácil? Desafortunadamente, la comunicación efectiva es bastante rara, La falta de tiempo, los estilos personales, las distracciones diarias y las suposiciones pueden interrumpir fácilmente la comunicación. Como señaló el dramaturgo George Bernard Shaw, "el mayor problema en la comunicación es la ilusión de que ha tenido lugar".

Un plan de comunicación del proyecto es un modelo para los procesos de comunicación durante su proyecto. El plan debe ayudar a proporcionar la información correcta a la persona adecuada en el momento adecuado en un formato que funcione para ambos. Tener un plan:

Haz que sea más fácil asegurar la aceptación y el apoyo de los interesados.
Establece expectativas con las partes interesadas, el equipo del proyecto y los proveedores externos.
Mejorar la toma de decisiones.
Mantenga al equipo actualizado con las tareas actuales y futuras.
Define roles y responsabilidades, por ejemplo, quién necesita asistir a reuniones de seguimiento semanales.
Mejora reuniones.
Perfila los procesos para el control de riesgos que pueden llegar a ser problemas.

¿Cómo preparo un plan de comunicaciones para mi proyecto?

La creación de un plan de comunicaciones normalmente tiene lugar durante la fase de planificación del proyecto. Uno de los trucos que se suelen usar para ahorrar tiempo, es comprobar si existen plantillas o pautas dentro de su organización que puedas usar.

Hay cinco pasos clave a seguir al preparar este documento.

1. Definir los objetivos

El primer paso es decidir sus objetivos para el plan y lo que quieres lograr a través de una comunicación efectiva. Esto puede incluir:

Un soporte para el proyecto.
Mejora del compromiso de las partes interesadas.
Recopilación de materias del equipo del proyecto.

Es importante vincular tus objetivos con el plan general del proyecto para garantizar que el equipo está completamente organizado y comprende cómo llegar al éxito.

2. Definir la audiencia

Acto seguido, crea una lista de quién necesita recibir información del proyecto. Por lo general, debe involucrar:

Las partes interesadas.
Equipo de proyecto.
Proveedores externos.
Departamentos internos relevantes.

3. Decide qué información se necesita

Los miembros de los diferentes equipos necesitan información, que suele ser diferente para contribuir positivamente. La adaptación de la información, también ahorra tiempo al destinatario.

Comprueba a quién va dirigido y piensa en lo que necesitan saber. Aquí pongo algunas ideas para empezar:

Partes interesadas: plan del proyecto, estado, presupuesto, solicitudes de cambio y gestión de riesgos.
Equipo del proyecto: Asignaciones, estado, trabajo en progreso, problemas y seguimiento de riesgos, y lecciones aprendidas.
Proveedores externos: calendario y fechas límite, estado y retrasos.
Departamentos internos relevantes: estado, incluido cualquier cambio en los plazos de entregas.

4. Métodos y frecuencia

La clave para una comunicación real es descubrir las necesidades de las otras personas y adaptar tus métodos de comunicación en consecuencia. Tomate tu tiempo para entender e implementar este enfoque, aumenta la probabilidad de que tu audiencia preste atención a lo que dices, lo que conducirá a resultados exitosos.

Las herramientas de comunicación más comunes incluyen:

Reuniones: aunque son muy desacreditadas, las reuniones de proyectos son una excelente manera de reunir al equipo y resolver problemas. Asegúrate de que tus reuniones sean productivas.
Informes del proyecto: utilice una herramienta de proyecto colaborativo para aglutinar rápidamente información relevante de diferentes fuentes en el formato standard. Los tipos de informes incluyen el progreso del proyecto, el informe "Mi trabajo", los paneles de control en tiempo real, los riesgos y los recursos.
Correo electrónico: Podría decirse que es la forma más común de comunicación en los proyectos. Aunque el correo electrónico es una forma útil de seguir las conversaciones y las decisiones, anima a tu equipo a hablar entre sí: casi siempre es más eficiente.
Tablones de conferencias: los foros y foros temáticos en línea ayudan a los equipos a colaborar y compartir conocimiento, y son especialmente útiles para equipos remotos.
Control documental: cree una ubicación central para los documentos del proyecto para asegurarse de que todos trabajen desde las mismas fuentes.
Encuestas: las encuestas son una manera rápida de verificar con su equipo durante la ejecución del proyecto y documentar las lecciones aprendidas una vez que el proyecto finaliza.

Pregunta a los interesados y al equipo del proyecto cómo desean comunicarse: reuniones semanales, correos electrónicos, paneles de proyectos, etc. Este paso se vuelve aún más importante cuando se consideran la cantidad de datos del proyecto y las herramientas de comunicación disponibles.

Una vez que identificas las herramientas, establece la frecuencia de comunicación, por ejemplo, informes de estado semanales por correo electrónico y reuniones cara a cara mensuales con las partes interesadas.

Finalmente, detalla quién es responsable de cada canal de comunicación.

5. Medir el éxito

Dado lo crucial que son las comunicaciones para el proyecto, es importante rastrear y analizar el plan a intervalos regulares. Programa algún tiempo para ver qué funciona, qué no y qué ajustes son necesarios. Además, solicita a los interesados y al equipo su opinión. Documenta tus hallazgos para mejorar los planes futuros.

Matriz de comunicación

Los miembros del equipo y todas las partes involucradas, son personas ocupadas, con muchas demandas. Si es posible, crea un gráfico de referencia rápida que resuma las conclusiones clave de tu plan. Aquí hay una muestra para ayudarte a comenzar.

Plan de acción de comunicación

Después de haber creado tu plan de comunicaciones, es posible que también debas desarrollar un plan de acción para rastrear toda la actividad. Es muy fácil hacerlo con Excel o SharePoint. Aquí hay elementos clave para incluir:

· Audiencia: ¿Quién recibirá el mensaje?

· Mensaje: ¿Cuál es el tema?

· Comunicador: ¿Quién está entregando la comunicación?

· Planificación: ¿Cuándo y con qué frecuencia tendrá lugar esto?

· Método: ¿Cómo se entregará el mensaje?

· Estado: Actualizaciones de las comunicaciones hasta la fecha.

Conclusión

La comunicación efectiva es crucial para la gestión exitosa del proyecto. No dejes la comunicación al azar; Desarrolla y comparte un plan con tu equipo.

¿Tiene algún comentario o sugerencia para crear y ejecutar un plan de comunicaciones? No te cortes y comparte tu experiencia con nosotros.