Alcance - Tiempo - Coste: El Triángulo de la gestión de proyectos

Se le han dado muchos nombres, el Triángulo de la gestión de proyectos, Triángulo de hierro y Triángulo del proyecto, esto nos da una idea de lo importante que es esta restricción triple cuando se administra un proyecto.

Por lo tanto, se puede decir que esta restricción triple podría ser el concepto más importante en la historia de la gestión de proyectos. El genio que inventó este modelo está a la par con la persona que primero inventó la rueda.

Bueno, tal vez eso sea un poco exagerado, pero en el mundo de la gestión de proyectos, la Triple Restricción es como la invención de la rueda. Cuando se usa en combinación con un software de gestión de proyectos efectivo, puede brindarle la capacidad de llevar sus proyectos al éxito.

DEFINIENDO LOS CONCEPTOS DEL TRIÁNGULO

Entonces, ¿qué es el triángulo del proyecto? Es un modelo de las restricciones inherentes a la gestión de un proyecto. Esas restricciones son triples:

1.- Alcance: Las tareas requeridas para cumplir los objetivos del proyecto.

2.- Tiempo: El calendario para que el proyecto llegue a su fin.

3.- Coste: las restricciones financieras de un proyecto, también conocido como presupuesto del proyecto.

De una manera sencilla, el Triángulo del proyecto establece que el éxito del proyecto se ve afectado por sus características, plazos y presupuesto. Como jefe de ese proyecto, puedes intercambiar entre estas tres restricciones; sin embargo, cambiar las restricciones de uno significa que los otros dos sufrirán en cierta medida.

Hay que tomar en cuenta que el Triángulo del proyecto es una parte importante de cualquier proyecto, pero no determina el éxito. Los proyectos se realizan a partir de muchas partes, más de las tres, aunque las más importantes, que conforman esta restricción triple. A veces no puedes jugar con la restricción triple, pero esos tres factores siempre están en juego en el proyecto.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO?

Piense en el triángulo del proyecto como los límites en los que puede trabajar. Al igual que las restricciones mejoran la creatividad, la restricción triple proporciona un marco en el que todos los participantes del proyecto pueden ponerse de acuerdo. Estas métricas impulsan el proyecto y permiten ajustes según sea necesario cuando surgen problemas.

La gestión de un proyecto suele ser una serie de concesiones y compromisos para que las cosas avancen hacia una finalización exitosa. El triángulo del proyecto es un modelo que ayuda a los gerentes a saber qué compensaciones van a funcionar y qué impacto tendrán en otros aspectos del proyecto.

Mediante el uso de herramientas integradas de administración de proyectos, manuales o ahora informatizadas, un administrador puede observar el proyecto a medida que avanza. Las métricas como el cronograma, el costo y el alcance del proyecto son fáciles de seguir. Con esta información, puedes identificar problemas y ajustar la restricción triple para evitar que esos problemas se conviertan en problemas.

El triángulo del proyecto parece simple, pero eso es superficialmente. Cada uno de los tres puntos de este triángulo puede dividirse y nos revela un significado más complejo.

 

ALCANCE

El alcance del proyecto se ocupa de los requisitos específicos o tareas necesarias para completar el proyecto. Es importante para administrar en cualquier proyecto, ya sean proyectos de software ágiles o proyectos en cascada bien planificados, porque si no puede controlar el alcance del proyecto, no es probable que lo entregues a tiempo o por debajo del presupuesto.

Al administrar el alcance, es fundamental que claramente priorices tus tareas, lo que te permite planificar y asignar recursos de una manera efectiva. Sin crear un sentido de orden, es fácil sentirse abrumado, lo que nos da un aumento en el alcance. Asegúrate de eliminar las tareas de requisitos previos para que el proyecto pueda desarrollarse sin problemas y sin interrupciones.

Otro factor clave en la administración y el establecimiento del alcance es el manejo de las expectativas de los interesados. Las partes interesadas a menudo pueden tener nuevas demandas que aparecen durante un proyecto, y necesitas poder satisfacer sus expectativas. Este puede ser especialmente el caso en proyectos a largo plazo en los que podría haber nuevas partes interesadas introducidas en la mitad del proyecto.

Para poder satisfacer las demandas de las partes interesadas y las nuevas solicitudes que surgen naturalmente a medida que se desarrollan los proyectos, debes poder gestionar el cambio. Esto puede incluir la gestión de solicitudes de cambio. Al administrar las solicitudes de cambio, asegúrate de acomodar solo aquellas que son necesarias para lograr los objetivos y resultados del proyecto.

Todos estos pasos de administración del alcance, son esenciales porque la cantidad de tiempo que requerirá cada tarea, es crítica para la calidad de ese producto final. Esto puede tener un gran impacto en el cronograma y el coste, especialmente si el proyecto es a gran escala.

TIEMPO

La programación es la cantidad estimada de tiempo asignado para completar el proyecto, o la producción de la entrega. Por lo general, esto se resuelve anotando primero todas las tareas necesarias para avanzar desde el inicio hasta el final del proyecto.

Se utiliza una estructura de desglose del trabajo (usamos las siglas en inglés WBS, Work Breakdown Structure) para tomar el objetivo del proyecto y dividirlo en una serie de tareas más manejables. Estas tareas les damos sus respectivas prioridades, las dependencias se vinculan y luego se colocan en una línea de tiempo.

Un diagrama de Gantt es una forma de visualizar el cronograma del proyecto, con cada tarea como un punto en esa línea de tiempo, con las dependencias de tareas vinculadas y las duraciones determinadas. También tener datos históricos puede ayudar a hacer estimaciones más precisas.

De acuerdo con el Cuerpo de Conocimiento de Gestión de Proyectos (PMBOK), el programa se puede gestionar a través de un proceso de gestión del tiempo. Esos pasos son los siguientes:

1.- Planificación del tiempo del planning: creación de políticas, procedimientos y documentación para la planificación, ejecución y seguimiento del cronograma del proyecto.

2.- Definir actividades: identificar y documentar qué acciones deben realizarse para producir los entregables del proyecto.

3.- Secuencia de actividades: identificar y documentar el orden lógico del trabajo para que sea más eficiente.

4.- Estimar los recursos de cada actividad: qué tipo y cuántos materiales, personas, equipos, suministros, etc. se necesitan para realizar cada actividad.

5.- Estimación de las duraciones de cada actividad: cuánto tiempo llevará completar cada actividad con los recursos estimados.

6.- Desarrollar un cronograma: analiza la actividad, la duración, los recursos y el cronograma para desarrollar un cronograma.

7.- Control de la programación: comparando la programación planificada con el progreso real para determinar si su proyecto está en marcha.

La gestión del tiempo también es importante a nivel de los miembros del equipo. Los gerentes de proyecto buscan obtener apoyo de su equipo en esta área, a través de herramientas y procesos de administración del tiempo en colaboración, para que el proyecto pueda mantenerse en el camino de manera colectiva.

COSTE

El compromiso financiero del proyecto depende de varias variables. Están los recursos involucrados, desde los materiales hasta las personas, que incluyen los costos laborales. Hay otras fuerzas externas que pueden impactar un proyecto, las cuales deben ser consideradas en el coste del trabajo.

También existen los costes fijos y variables inherentes a cualquier proyecto, como el coste económico de los equipos con diferentes habilidades y productividad, que deben calcularse. Esto puede entrar seriamente en juego con el uso de trabajadores subcontratados.

Los procesos de costes incluyen la estimación de costes para determinar el compromiso financiero necesario para todos los recursos necesarios para completar el trabajo. El presupuesto de costes crea una línea de base. El control de costes (Cost Control) trabaja para manejar la fluctuación a lo largo del proyecto.

Existen varios métodos para estimar el costo del proyecto:

*.- Datos históricos: usando los costos de proyectos similares para comparación.

*.- Paramétrico: mide la relación estadística entre datos históricos y otras variables.

*.- Análisis de calidad: Estimar el coste de mayor calidad para las actividades.

*.- Oferta de proveedor: promedio de algunas ofertas de proveedor en el proyecto.

*.- Costes de los recursos: determinar la tasa de coste de los bienes y mano de obra por unidad.

*.- Abajo hacia arriba: estimación del paquete de trabajo del nivel más bajo al más alto.

*.- Reserva: Coste agregado de las actividades.

El coste es uno de los puntos más complicados en el triángulo Triple Restricción. Para asegurarse de que sus estimaciones sean lo más precisas posible, recomiendo la utilización de herramientas de administración de proyectos para calcular estas variaciones del coste.

CÓMO USAR EL TRIÁNGULO DEL PROYECTO

Cuando estás administrando un proyecto, algunas variables pueden cambiar. Otras no pueden. La Triple Restricción te da una idea clara de lo que se puede y no se puede ajustar a lo largo del proyecto.

De una manera sencilla, podemos decir que el triángulo del proyecto es realmente un acto de equilibrio. Es como hacer malabares; Parece fácil hasta que lo pruebas. Y al igual que el malabarista, se necesita práctica. Para un gerente de proyecto, eso significa tomarse el tiempo necesario para entender el triángulo del proyecto según se aplica al proyecto y hacer su debida diligencia de antemano, de modo que, si tiene que ajustarse, lo hagas desde un lugar de conocimiento.

El triángulo del proyecto te ayudará a administrar tu proyecto. La planificación del cronograma, alcance y coste del proyecto, te ayudará a alcanzar tus metas y objetivos.

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