Diagrama de Gantt: Utilicémoslo, pero bien

¿Sabes cómo se diferencia un proyecto exitoso de uno fracasado? Todo depende de la planificación. Una buena planificación en la base lleva a un proyecto exitoso, debe controlar una gran cantidad de actividades para asegurarte que todo se complete a tiempo. El Diagrama de Gantt es un método visual para delinear el progreso de todas las tareas involucradas en el proyecto, dando una visión general del proyecto.

DIAGRAMA DE GANTT: RESEÑA HISTÓRICA

El economista, ingeniero e investigador de gestión polaco Karol Adamiecki en 1896  desarrolló un método de representación gráfica de procesos interdependientes que se diseña con el fin de mejorar la visibilidad de los programas de producción. Daba la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar las relaciones e interdependencias. En 1931 se publicó un artículo conocido más ampliamente para describir el diagrama de Karol Adamiecki, quien lo llamó el harmonogram o harmonograf. Adamiecki, sin embargo, publicó sus obras en polaco y ruso, idiomas poco conocidos en el mundo de habla inglesa. En ese momento, un método similar se había popularizado en occidente por Henry Gantt (quien había publicado artículos sobre el mismo en 1910 y 1915). Con modificaciones menores, la carta de Adamiecki es ahora más comúnmente conocida en inglés como el diagrama de Gantt, ya que fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, modificó y divulgó este tipo de diagrama en occidente.

Los diagramas de Gantt se usaron por primera vez en grandes proyectos de construcción como la presa Hoover, iniciada en 1931 y la red de carreteras interestatales que comenzó en 1956. En épocas anteriores, los diagramas de Gantt se preparaban manualmente. Cada vez que se cambiaba el progreso del proyecto, era necesario volver a dibujar el gráfico. Hoy en día, con el desarrollo del software de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt se pueden actualizar fácilmente. Como se puede crear fácilmente, los diagramas de Gantt simplifican la comprensión de los pasos necesarios para completar un proyecto, mejorando las posibilidades de éxito del proyecto.

¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DEL DIAGRAMA DE GANTT?

Un diagrama de Gantt es una línea de tiempo que se utiliza como una herramienta de gestión de proyectos para supervisar todos los aspectos del proyecto mientras se lleva un seguimiento de su progreso. De una manera sencilla se sabe quién es responsable de qué, cuánto tiempo llevará cada tarea y otros problemas que un equipo tendrá durante el progreso del proyecto.

Es utilizado para visualizar el estado general del proyecto. Por lo que es muy eficaz, ya que resuelve algunos de los principales problemas que nos enfrentamos los project managers. Y resuelve muchas dudas fácilmente:

¿Cuál es una escala de tiempo precisa para el proyecto? | ¿Qué tareas se deben hacer? | ¿Cómo descomponer la estructura del proyecto? | ¿Cuánto tiempo va a durar el proyecto? | ¿Cómo se relaciona el trabajo con los miembros del equipo?

¿POR QUÉ DEBEMOS DE USARLO?

Después de esta introducción sobre el diagrama de Gantt, tendremos los usos del diagrama de Gantt en la planificación del proyecto. ¿Por qué debería un project manager usar estos diagramas de Gantt?

1. FINALIZA LOS PROYECTOS SEGÚN LO PROGRAMADO: es como un mapa que hace que sea fácil ver los accesos directos del proyecto. Como puedes dividir un proyecto a largo plazo en trozos de tiempo más pequeños, es más fácil cumplir con los plazos. Puedes visualizar las tareas generales del proyecto y su duración total. Con los diagramas de Gantt, cumplir con los plazos para las tareas se vuelve una tarea sencilla. Al tener una visión clara de los hitos y las fechas clave, puedes vigilar cómo están progresando las cosas.

2. IDENTIFICAR RUTA CRÍTICA: La ruta crítica es la distancia más larga entre el inicio y el final de su proyecto, dando una imagen clara del cronograma de su proyecto. La finalización de una tarea activará el comienzo de otra tarea que depende de la tarea actual o está programada a continuación.

3. MANTENER A TODOS EN SINCRONÍA: Gantt es una de las mejores maneras de asegurarse de que el equipo trabaje conjuntamente hacia un objetivo común, manteniendo a todos en la misma línea. Como proporciona una representación visual del proyecto crítico, es más fácil para los equipos y los directores del proyecto analizar la información del proyecto. Puede mantener a todos, incluidos los interesados, clientes y miembros del equipo, en la misma onda para compartir información sin problemas para el éxito de un proyecto. No habrá problemas ni confusión durante el proyecto.

4. DIFUNDIR UN SENTIDO DE RESPONSABILIDAD: La responsabilidad es una obligación de aceptar la responsabilidad. Como los diagramas de Gantt hacen que la presente y la próxima tarea sean visibles, estos cuadros definen roles y responsabilidades para todos. Muestra cómo un retraso en una actividad afectará el progreso de todo el proyecto, creando así una mejor rendición de cuentas. Con esto, las posibilidades de que todo el proyecto se descarrile se reducen y usted está a punto de disfrutar del éxito.

5. MEJOR ASIGNACIÓN DE RECURSOS: Para que la gestión de proyectos sea más fluida, la asignación de recursos del proyecto ayuda a una buena gestión de los recursos. La asignación de recursos a mano probablemente no lo llevará demasiado lejos, por lo que los diagramas de Gantt son una gran cosa para crear una línea de tiempo para la progresión de cada tarea. Puedes conocer una estimación del tiempo suficiente para completar las tareas de forma realista mientras mantiene las cosas a un ritmo aceptable. Si una tarea lleva más tiempo, sabrá si necesita más recursos o si una tarea se puede manejar con menos personal, según sea el caso. Eventualmente, puede administrar los recursos de manera más efectiva.

6. VER ACTIVIDADES SUPERPUESTAS Y DEPENDENCIAS DE TAREAS: La imposibilidad de alguien para no entender sus responsabilidades y completar sus deberes a tiempo puede crear una gran pérdida para el progreso del proyecto. Los diagramas de Gantt muestran una dependencia que muestra las interrelaciones de las tareas para cumplir con claridad los objetivos estratégicos con facilidad. A menudo, necesitamos saber la siguiente tarea antes de completar la tarea en la que estamos trabajando. En los diagramas puedes ver qué tareas son dependientes entre sí, lo que brinda a los equipos más claridad y motivación. Sabrán si las próximas tareas dependen de ellos y, en consecuencia, programarán su trabajo para que no afecte el progreso general del proyecto.

7. PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN A LARGO PLAZO: Nadie quiere estar completamente perdidos en los proyectos, sin una dirección clara para seguir adelante. Los diagramas de Gantt muestran una imagen clara del proyecto para identificar y gestionar las actividades del proyecto en un formato visual. Puedes ver fácilmente si hay cuellos de botella y seguir el progreso del proyecto. Y planificar cómo se desarrollarán las cosas instantáneamente, lo que conducirán a la finalización del proyecto.

8. MEJOR GESTIÓN DEL TIEMPO: El diagrama de Gantt propone una mejor administración del tiempo para todos los miembros de las partes interesadas y del equipo. Todos planifican sus propias actividades ya que entienden la fecha de inicio, la fecha de vencimiento y la fecha de finalización de las tareas asignadas. El diagrama de Gantt permite a los miembros del equipo administrar mejor su tiempo, lo que permite que el equipo mejore su eficiencia.

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