¿Se pueden planificar los riesgos si no se conocen?

Para hacer una correcta planificación de los riesgos, será necesario que llevemos a cabo una vez desarrollado el plan del alcance, costes, recursos y cronograma, esto no quiere decir que una vez realizada la planificación de riesgos podamos entender que la fase de planificación se acabó, ya que en una inmensa mayoría de los proyectos las acciones que hemos definido para gestionar los riesgos que se nos presenten, muy probablemente afectarán al resto de la planificación, pudiendo hacer que se modifiquen y dando a esta fase de planificación un carácter continuo.

No nos engañemos a nosotros mismos. La incertidumbre es el origen de los riesgos de nuestro proyecto. De lo que sacaremos los dos tipos claramente diferenciados que existen. Y estos son, los riesgos conocidos, los cuales son aquellos que han sido en una primera etapa identificados y en otra etapa son analizados. Por lo tanto, es posible planificar respuestas para ellos. Y por otro lado tenemos los riesgos desconocidos específicos que son los que no podemos gestionar de manera proactiva. Lo que sugiere que debamos crear un plan de contingencia.

Mediante la planificación y posterior gestión de los riesgos, conseguimos incrementar las posibilidades de éxito del proyecto, al reducir el impacto de los riesgos negativos y potenciar los positivos. Hemos de recordar que los riesgos deben de estar asociados a paquetes u órdenes de trabajo concretos y no deben de ser genéricos.

MÉTODO SISTEMÁTICO

No debemos olvidar que, es diferente para cada proyecto, es un proceso iterativo, es de carácter obligatorio y es diferente para cada proyecto, pero no nos preocupemos, se puede sistematizar, y tendríamos los siguientes procesos o pasos en la gestión de riesgos del proyecto:

*.- Planificar la Gestión de Riesgos: es un proceso bastante estructurado que tiene como objetivo identificar los riesgos y la forma de actuar frente a estos, y definir como estos serán controlados durante la ejecución del proyecto.

Esta información generada se plasma en dos documentos llamados el registro de riesgos y el plan de control de riesgos. Estos forman parte del plan del proyecto que debe ser aprobado por el sponsor.

*.- Identificar los Riesgos: Determinamos los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentamos sus características. Cada riesgo lo identificaremos con un número, nombre y descripción, y el código en la WBS del paquete de trabajo al que hace referencia.

*.- Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos: Priorizamos los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores. Evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y qué impacto tendrán estos riesgos.

*.- Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos: Consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del Proyecto. Esto es la valoración del impacto que el riesgo puede tener sobre el cronograma y/o coste del proyecto.

*.- Planificar la Respuesta a los Riesgos: Consiste en desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del Proyecto.

*.- Monitorear y Controlar los Riesgos: Consiste en implementar planes de respuesta a los riesgos. De modo que se rastrean los riesgos identificados y se monitorean los riesgos residuales. Esto permite identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto. Muestra cómo se va a realizar el seguimiento de los riesgos durante la fase de ejecución. Esto habitualmente se hace durante las reuniones de seguimiento del proyecto, donde se hacen los ajustes necesarios al registro de riesgos, se ajustan los márgenes, o se aplican estos a las partidas que los necesiten.

Es importante que destaquemos que, aunque los pasos se efectúan normalmente en la fase de planificación de nuestro proyecto, pueden aparecer riesgos nuevos durante la ejecución que necesiten ser analizados e incluidos en la planificación. También es importante tener en cuenta que el análisis que efectuamos para un riesgo determinado, se puede ver alterado a medida que avanza el proyecto.

Respondiendo a la pregunta del título del post, sí podemos, esto implica manejar bien la incertidumbre que tenemos, nunca es una ciencia exacta, pero podemos hacer una serie de preparativos para lo que viene. El punto de mira de la gestión de riesgos es precisamente ese, identificar, analizar, planificar, responder y monitorizar el riesgo. Todos estos procesos debemos de actualizarlos durante todo el ciclo de vida de nuestro proyecto.

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