¿Qué es la Gestión de Beneficios?

El tema que nos ocupa hoy es relativamente sencillo, ¿Prefieres ser un "Gestor de proyectos" o un "Gestor de beneficios"?

Después de todo, un proyecto podría entregar un nuevo edificio, un Sistema I.T.,  una refinería o un nuevo producto, pero eso no significa que se obtendrá ningún beneficio.

De hecho, en el momento de la finalización y entrega del proyecto, ¡NO se han obtenido beneficios!

Recuerda también que es muy posible entregar un proyecto que NUNCA se dé cuenta de los beneficios previstos ...

¿Cómo definimos la gestión de beneficios?

El primer punto de partida en cualquier tema de gestión de proyectos es el Cuerpo de Conocimientos de la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM). La definición de APM para Gestión de Beneficios (BoK 6th Edition Glossary): La identificación, definición, planificación, seguimiento y realización de beneficios empresariales.

Una investigación adicional muestra que la Gestión de Beneficios se solapa con la obtención de Beneficios y la Gestión del Alcance.

Gestión de Beneficios es el núcleo del Proyecto, Programa y Gestión del Portafolio:

*.- La definición misma de Proyectos es que son iniciativas de cambio (¿Y por qué haría un cambio no beneficioso?) Los proyectos también deben cumplir con los objetivos, y los objetivos deben beneficiar a la organización.

*.- La Gestión del programa es tratar de lograr un cambio beneficioso.

*.- El proceso de Gestión del Portafolio revisa el equilibrio entre la inversión y el beneficio en muchos proyectos.

Pero los beneficios también están controlados por la "Gestión del alcance", que ayuda a identificar qué partes del proyecto se empezarán para proporcionar los beneficios.

La "Gestión de la Realización" se produce hacia el final del proyecto y continúa una vez finalizado el proyecto. Bien puede ser que el cliente o usuario final tenga que asegurarse de que los beneficios se acumulen después de la entrega, mucho después de que el director del proyecto haya seguido adelante.

Por lo tanto, estar atento a los beneficios es vital desde el inicio del proyecto y el establecimiento de objetivos, hasta la entrega y la fase de obtención de beneficios. También se debe tener en cuenta que a medida que el proyecto avanza, pueden surgir nuevos beneficios que deben ser considerados.

¿Pero cómo hacemos la Gestión de Beneficios?

¿Cuáles son las competencias APM para la gestión de beneficios?

Competencia 27 (de 27!) Es Gestión de Beneficios en el marco de competencia de APM. Esta competencia define la "aplicación" y el "conocimiento" requerido para la Gestión de Beneficios. Entonces, de aquí podemos averiguar qué necesitamos saber para hacer la Gestión de Beneficios:

Conocimiento

*.- Análisis de objetivos.
*.- Mapeo Estratégico.
*.- Gestión de riesgos.
*.- Gestión de problemas.
*.- Identificando beneficios tangibles e intangibles.
*.- Comprender los beneficios financieros y no financieros.
*.- Perfil de beneficios.
*.- Evaluación del impacto de las partes interesadas.
*.- Mapas de beneficios.
*.- Categorización y evaluación de beneficios.
*.- Medidas de beneficio.

Creo que hay algunas herramientas / métodos en esta lista que muchas personas necesitarían examinar más a fondo para usarlas correctamente. La aplicación o el uso de las herramientas es la segunda parte del Marco de Competencia, así que esto es lo que se debe hacer para administrar los beneficios:

Solicitud

*.- Asegura que los beneficios previstos sean significativos para los interesados.

*.- Desarrolla una estrategia de gestión de beneficios.

*.- Crea un perfil de beneficios a lo largo del tiempo.

*.- Capacidad para vincular los resultados del proyecto a los beneficios.

*.- Relaciona los beneficios con los objetivos estratégicos.

*.- Crea un plan de realización de beneficios.

*.- Monitorea y rastrea el progreso contra el plan de Gestión de Beneficios.

*.- Monitorea los riesgos en el proyecto y su efecto en los beneficios.

*.- Maximiza los beneficios al dirigir la iniciativa de cambio cuando sea apropiado.

¿Qué habilidades realmente necesita para la gestión de beneficios?

Todo esto está muy bien, pero ¿Qué habilidades necesita para incorporar en tu CV para hacer bien la Gestión de Beneficios?

La administración de beneficios puede ser parte de los deberes del director de proyecto, o el director de proyecto debe tener un contacto estrecho con otra persona en el negocio. De cualquier manera, aquí hay algunas habilidades requeridas:

*.- Una comprensión de los elementos enumerados en "Conocimiento" anteriormente.

*.- Experiencia en la aplicación de este conocimiento como está escrito en la sección "Aplicación" más arriba.

Pero lo más importante es que se requieren las habilidades blandas de las personas: 

*.- Habilidades de comunicación:

 +.- Escrito, verbal, cara a cara,
 +.- Entendiendo los canales de comunicación.

*.- Habilidades de las personas:

 +.- Habilidades de redes.
 +.- Habilidad para hablar con altos directivos.
 +.- Habilidades de asertividad.
 +.- Habilidades de negociación.
 +.- Habilidades de liderazgo.

*.- Habilidades de planificación:

 +.- Capacidad para crear planes.

 +.- Distribuir planes.

 +.- Monitorear y seguir el progreso.

*.- Habilidades personales:

 +.- Metódico y organizado: para garantizar que todo esté cubierto.
 +.- Dinámico y carismático - para seguir adelante con la gente en el negocio.

Un director de proyecto necesita asegurarse de que entienden quién está asegurando que se alcancen los beneficios del negocio, porque la entrega del proyecto sin la entrega de beneficios debe considerarse como un fracaso.

La "Administración de beneficios" puede parecer solo una frase prescindible, pero hacer una buena gestión de beneficios requiere un conocimiento detallado y la capacidad de aplicar ese conocimiento, principalmente a través de las habilidades de las personas.

¿Tienes algún consejo que ofrecernos al respecto?

¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo haces en tu compañía? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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FUENTES Y REFERENCIAS

What is Benefits Management? escrito en AbleSim | Gestión de beneficios de proyecto: cómo hacer un buen plan escrito en OBS Business School | Plan de gestión de beneficios por Oscar Josafat Gascón Busio | La Gestión De Beneficios por José Pestana | Plan de gestión de beneficios escrito en Praxis | Gestión de beneficios de los proyectos por Maru González | ¿Qué es la Gestión de Beneficios?