Entender y Controlar el alcance del proyecto aseguramos el éxito del mismo

Hay docenas de razones por los cuales los proyectos fracasan y otros tantos estudios sobre lo mismo.

Aunque en ciertos casos los acontecimientos externos a un proyecto pueden poner en peligro su éxito, estoy plenamente convencido de que administrar adecuadamente los factores internos, y en particular el alcance, es un factor clave para el éxito del proyecto. Esto se debe a que los hechos internos pueden ser controlados, mientras que los factores externos pueden ser influenciados.

Veamos algunas razones clásicas por las que fracasan los proyectos y afrontemos sus causas raíz desde la perspectiva de la administración del alcance del proyecto.

Complejidad del proyecto. Esto se relaciona principalmente con el hecho de no descomponer un gran alcance en partes más manejables y entregables. Si la lista de entregables no está clara, no se determinará la secuencia en la que se producirán. Si la relación de los entregables entre sí no está clara, entonces los miembros del equipo simplemente estarán ocupados entregando algo, en algún momento, para un cierto nivel de esfuerzo. Esto lleva a perder el objetivo del proyecto o terminar con el tiempo o el presupuesto excedido.

Un alcance bien entendido y ejecutado brinda un gran paso más cerca de terminar su proyecto con éxito.

Expectativas poco claras y / o poco realistas. A menudo está relacionado con el alcance del proyecto. Es posible que el equipo de proyecto no tenga claro qué se supone que debe entregar o qué nivel de calidad y madurez deberá cumplir el entregable para cumplir con los criterios de aceptación. En otros casos, es posible que el equipo no tenga claro cómo afectará la entrega del alcance del proyecto a la organización receptora.

Requisitos vagos o poco claros y sin control de cambios, también conocido como el ámbito sin fin. Estos son problemas típicos relacionados con la mala gestión del alcance del proyecto. La rectificación es sencilla. Los requisitos deben llegar al alcance completos y claros; cualquier otra cosa plantea un riesgo. Además, se requiere al menos un proceso básico de gestión de cambios para mantener el control del alcance bajo control.

Falta de roles y responsabilidades claras. Adaptas a tu equipo de proyecto en función del trabajo de alcance que debe llevarse a cabo. Debido a esto, debe tener claro qué debe entregar el proyecto. Esto incluye especificaciones del producto, diseño del producto, implementación, integración con otras partes relacionadas del producto, validación, entrega, etc.

Si la falta de claridad de Roles y Responsabilidades se encuentra dentro de tu organización, cliente o con una organización externa al proyecto, entonces divide el alcance del proyecto en resultados específicos y establece el supuesto y los requisitos previos para entregarlos. Por ejemplo, una especificación del producto tendrá que ser revisada y firmada por el cliente, se espera que el cliente te proporcione los puntos de referencia de validación, etc.

La falta de Roles y Responsabilidades a menudo da como resultado una falta de propiedad y la responsabilidad de los entregables.

Líneas de tiempo subestimadas. Esto puede suceder, especialmente si las estimaciones se realizan en base a información insuficiente o cuando el alcance no se comprende bien. Las estimaciones son, en consecuencia, aproximadas, basadas en experiencias anteriores, aproximaciones y suposiciones. Si las condiciones están cambiando durante el ciclo de vida del proyecto, esto puede llevar a excesos de tiempo o presupuesto.

¿Cuál es su experiencia con la gestión de los ámbitos del proyecto? ¿Qué factores clave, además del alcance, ve como facilitadores para el éxito del proyecto? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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FUENTES Y REFERENCIAS

Project Management blog: The Best Way to Ensure Project Success? Understand and Control the Scope por Marian Haus | 3 Consejos Para Mantener El Alcance De Un Proyecto Bajo Control por LanceTalent | Control del Alcance del Proyecto por Jorge Saiz | Gestión del alcance del proyecto por La Guía PMBOK