¿Qué cantidad de documentación entendemos como suficiente?

Uno de los últimos Trending topic es el tema de las partes interesadas. Los interesados en el proyecto necesitan documentos, pero ¿cómo saber cuánta documentación es suficiente? Desafortunadamente, la respuesta siempre es muy a la gallega: "Depende".

La cantidad de documentación que los interesados necesitan para sentirse cómodos depende de:

*.- Los estándares de documentación de la empresa.

*.- El alcance del proyecto.

*.- El tamaño del proyecto.

*.- Los requisitos del proyecto y su complejidad.

*.- Cualquier requerimiento legal.

*.- Cualquier requerimiento financiero.

Según Tom Kendrick en su libro, 101 Project Management Problems and How to Solve Them (101 problemas de gestión de proyectos y cómo resolverlos), hay tres tipos de documentos de gestión de proyectos:

Documentos del estado: estos son los documentos en los que los interesados están más atraídos. Aunque deberían estar interesados en los requisitos y en el registro de riesgos, descubriras que la mayoría de los interesados solo quieren saber cómo van las cosas y qué tienen. Hacer a continuación los documentos de estado incluyen lo que tú esperarías, como son informes regulares, registro de problemas, las acciones de seguimiento, el registro de cambios y otros documentos estándares o no que analizan el estado, además de las actas de las reuniones.

Documentos de definición: definen el proyecto, por lo que incluyen elementos como la carta del proyecto, los catálogos de requisitos y los cuadros de organización. La gestión de las partes interesadas / las redes de participación y los análisis también encajan aquí. Los documentos de definición pueden sonar estáticos, pero en realidad necesitan ser actualizados regularmente, ya que las cosas siempre cambian.

Documentos de planificación: ayudan al equipo del proyecto a planificar el trabajo. Incluyen el plan (por supuesto), el registro de riesgos, el cronograma del proyecto y cualquier otro sub-plan específico del proyecto como un plan de comunicaciones.

Pero aquí es donde te puedes preguntar: ¿Dónde encaja su presupuesto de proyecto en todo esto? Bueno, es en parte un documento de definición: como parte de la actividad de iniciación del proyecto, habría definido el presupuesto en el caso de negociación del proyecto o el documento de iniciación. Pero también es un documento de estado: los cambios en tiempo real en el presupuesto y el seguimiento de cuánto está gastando está muy relacionado con el estado del proyecto.

Puede encontrar que es más fácil tener dos versiones del presupuesto del proyecto: una versión definitiva, aprobada, es decir, formal del presupuesto que nunca cambia y actúa como un punto de referencia (su línea de base del presupuesto del proyecto) y otra como un documento vivo que actualización para pronósticos trimestrales y uso para registrar el gasto real. Personalmente dedico mucho más tiempo a mi documento vivo que al original, pero sé que al final del proyecto se espera que justifique cualquier cambio en el presupuesto en la revisión posterior a la implementación, por lo que es importante. Todavía no se han modificado esas cifras, con detalles sobre los supuestos del proyecto que ayudaron a darles forma. Sin duda, al final del proyecto habré olvidado por qué el presupuesto se estableció de esa manera.

Esos dos documentos son "suficientes" para mi presupuesto de proyecto. Puedo extraer extractos o cifras de resumen para mis informes de estado, y eso satisface a mis partes interesadas. ¿Cómo gestiona la documentación de su proyecto y se encuentra haciendo lo suficiente o produciendo documentos que nadie vuelve a ver?

¿Cuál es su experiencia con la gestión de los ámbitos del proyecto? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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FUENTES Y REFERENCIAS

Project Management blog: How much documentation is enough? por Elisabeth Harrin | la importancia de la documentación de un proyecto de Sinnaps | Documentación del proyecto de Recursos en Project Management | Gestión de Proyectos: cómo documentar de Garrido Fresh Mentoring | Gestión de la documentación en la gestión de proyectos de Red de Autónomos | La gestión documental y la documentación técnica de proyectos de Segio Delgado