Cómo pensar en grande cuando administras proyectos pequeños

Es lo más normal que los nuevos directores de proyecto sean asignados a un proyecto pequeño para desarrollar sus habilidades. ¿Por qué? Los proyectos pequeños tienen un valor limitado en riesgo, un presupuesto modesto, un schedule más corto y un equipo más pequeño. Pero los directores de proyectos, al inicio de su carrera que han liderado con éxito proyectos pequeños, a menudo se preguntan cómo pueden avanzar para liderar grandes proyectos.

Los proyectos pequeños, hasta cierto punto, pueden ser más difíciles de liderar que los grandes. Se les da mucho menos valor a presupuesto de reserva, cronograma y recursos. Sin embargo, los proyectos grandes no son solo proyectos más pequeños con presupuestos más grandes y cronogramas más largos. Tienen complejidades innatas en relación con las partes interesadas, la programación, los recursos y los entregables que no se encuentran en proyectos pequeños.

Una recomendación que yo he recibido de uno de mis predecesores ha sido que para los directores de proyecto que quieran cambiarse a proyectos más grandes es "pensar en grande" cuando estás ejecutando proyectos más pequeños. Pensar en grande implica adoptar, cuando sea posible, las prácticas requeridas para grandes proyectos. 

Aquí tenemos dos maneras en que los directores de proyecto pueden pensar en grande en proyectos.

Aproveche los recursos de apoyo

Muchas veces, los directores de proyectos que ejecutan proyectos pequeños intentan realizar todas las actividades de operaciones del proyecto por sí mismos. Esto puede incluir crear nuevos planes de trabajo, calcular métricas de progreso, programar reuniones de estado y realizar una serie de actividades de apoyo para el proyecto.

Si bien puede ser una fuente de gran orgullo para un director de proyecto realizar estas actividades, representan un costo de oportunidad. En otras palabras, el director del proyecto podría estar trabajando en actividades de mayor valor, como la gestión de las partes interesadas o la gestión de riesgos.

Emplear recursos de apoyo incluso en proyectos pequeños puede ahorrar tiempo y costes muy valiosos. También significa que el director del proyecto no tiene que perder tiempo convirtiéndose en un experto en herramientas y procesos internos de operaciones del proyecto. Al tener otras personas que le ayudarán con la mecánica de los planes del proyecto de construcción y la producción de métricas, el director del proyecto tendrá capacidad adicional para ejecutar el proyecto.

Implementar procesos de aseguramiento de la calidad.

Los directores de proyecto en proyectos pequeños tienden a sumergirse en un nivel de detalle que no es posible en proyectos grandes. El proyecto pequeño también permite una interacción profunda con los miembros del equipo que pueden no ser efectivos en proyectos grandes.

Además, un project manager en un proyecto pequeño puede verse tentado a comenzar a desempeñar funciones similares a las de un analista de negocios o un diseñador de tecnología. Esto puede distraerle de la ejecución del proyecto.

Para mantenerse enfocado en las actividades de gestión de proyectos, se deben implementar procesos de control de calidad. Las revisiones de fase, las revisiones entre pares, los procesos de control de cambios, las métricas de desempeño de calidad y la definición de los criterios de aceptación del proyecto son todos buenos ejemplos de procesos de calidad. Con la implementación de estos procesos, los directores de proyecto pueden enfocarse en los entregables y los resultados sin sumergirse demasiado en los detalles del proyecto.

Revisa mi próxima publicación para conocer más formas en que los directores de proyectos pueden desarrollar una mentalidad de gran proyecto mientras ejecutan proyectos pequeños.

¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo haces en tu compañía? ¿Y en tu vida privada? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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FUENTES Y REFERENCIAS

How to Think Big While Managing Small Projects Escrito por Kevin Korterud