Project Procurement Management (I)

Este será el primer post de una serie de dos, ya que es un tema tiene mucho que aportar.

Las compras del proyecto son necesarias cuando el proyecto es tan grande que no tiene práctica o capacidad dentro del equipo para hacer las cosas por sí mismo de una manera rentable. En este punto, necesita que alguien más proporcione los bienes o servicios que complementarán las capacidades y recursos de su equipo.

¿Qué es la compra de proyectos?

Las Compras de proyectos es el proceso utilizado para adquirir bienes y servicios de un proveedor externo, fuera del proyecto.

Los proyectos suelen comprar:

*.- Bienes y materiales para la ejecución del proyecto.

*.- Piezas y componentes para los entregables del proyecto.

*.- Activos que el proyecto necesita para llevar a cabo su trabajo: estos pueden ser adquiridos por propiedad absoluta o en condiciones de arrendamiento o contratación.

*.- Servicios para realizar algunos elementos del trabajo del proyecto.

*.- Personal contratado

*.- Consultoría u otro asesoramiento profesional.

Compras de proyectos del sector público

Si bien las reglas de los proyectos del sector público y privado pueden diferir, los fundamentos son los mismos. Las diferencias tienden a reflejar la cantidad de transparencia que exige el proceso.

El sector público en muchos países está sujeto a la regulación nacional o internacional. Estas regulaciones imponen objeciones con respecto a la apertura a los oferentes, la competencia leal, los plazos razonables y la divulgación de cierta información. Es casi seguro que, si está trabajando en un proyecto que requiere adquisiciones dentro del sector público, deberá acceder a la legislación, las regulaciones y las orientaciones a las que está sujeto ... y seguirlo escrupulosamente.

El sector privado es más libre para comprar a quien elija y para permitir que los contratos sigan el proceso que deseen. Sin embargo, muchas de las mejores organizaciones comerciales optan por aplicar procesos de adquisición que son tan rigurosos como los de sus colegas del sector público correspondientes.

Proveedores internos y externos

Los proyectos pueden adquirir bienes y servicios de una organización propia o de un proveedor externo.

Para proveedores externos, el equipo de compras tendrá que celebrar un contrato legal. Dependiendo de las partes, puede ser el comisionado (proyecto) o el proveedor que prepara el contrato.

Cuando el proveedor es parte de la misma organización, la provisión a menudo se rige por un acuerdo de nivel de servicio (SLA, service-level agreement). Estos pueden ser desde un breve memorando hasta un documento altamente detallado que es tan complejo y riguroso como un contrato.

Tipos de contratos de compras

Hay muchos tipos diferentes de contratos que puede utilizar para regir los bienes y servicios, y cómo los paga. Revisemos los tipos principales y sus características principales.

Contrato de precio fijo

Aquí, la mayor parte del riesgo recae en el proveedor. Para el proyecto, los riesgos están en especificar las necesidades con precisión. La otra desventaja es el coste agregado de la prima de riesgo del proveedor. Un proveedor establecerá el precio en una suma de contingencia, ya que conlleva el riesgo de exceso de ejecución o defectos de calidad.

Una variación de esta forma puede permitir ajustes de precios basados en ciertas contingencias de activación, o como resultado de que las partes acuerden que los cambios son apropiados. Estos a veces se conocen como contratos FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjustment) o precio fijo con ajuste de precio económico.

Contrato de precio fijo con incentivo (o penalización)

Este contrato es muy parecido al anterior. Pero, además, tiene un incentivo positivo (bonificación) o negativo (penalización) para que el proveedor realice la entrega dentro o antes de lo programado. Tenga en cuenta que en algunos países, las cláusulas de penalización no son legales.

Contrato de coste unitario

Esto funciona bien donde sabes exactamente lo que necesitas y su especificación. Pero, usted no sabe las cantidades con precisión. Así es como normalmente compramos componentes o servicios disponibles en el mercado, aunque si está comprando en volumen, puede negociar un descuento favorable en el precio unitario.

Además, puede encontrar el acrónimo "COTS" (Commercial Off the Shelf), que significa comercial fuera de la plataforma.

Contrato de coste objetivo

Este contrato comparte los riesgos entre el proyecto y el proveedor. El contrato establece un precio máximo fijo (el objetivo). Si el proveedor puede entregar a menos de ese precio, las partes comparten la diferencia. Esto requiere la transparencia de los costos y la contabilidad del proveedor.

Contrato Coste Plus

Este formulario de contrato proyecta todo el riesgo sobre el proyecto. Pero garantiza que el proveedor pueda cobrar sus tarifas base, sin prima de riesgo, porque sabe que puede recuperar todos sus costos.

En consecuencia, esto también requiere una transparencia contable total, ya que el proyecto pagará los costes del proveedor, más un monto por la tarifa del proveedor. Esta tarifa puede ser:

*.- una simple suma fija adicional,

*.- un margen sobre algunos o todos los costos, o

*.- alguna forma de bonificación o incentivo que vincule a un elemento del desempeño del proveedor.

Contrato de tiempo y materiales (T&M)

Este tipo de contrato también coloca todo el riesgo de costo en el proyecto, pero reduce los gastos administrativos. El proveedor cobra por sus servicios, según un programa de tarifas que las partes acuerdan en el contrato. Es el equivalente de un Contrato de coste unitario, para servicios.

Los materiales se refieren a los costos en que incurre el proveedor en el curso de su trabajo, que se reconocen como imputables en el contrato. Además de materiales literales, puede incluir:

*.- Derechos de licencia

*.- Gastos de subsistencia

*.- Gastos de viaje

*.- Gastos de formación

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Basado en un artículo de Mike Clayton: Project Procurement Management [All the basics you need to know]