Cómo escribir un resumen ejecutivo para dummies

Hay van las buenas noticias, un resumen ejecutivo es breve. Es parte de un documento más amplio y, como su nombre lo indica, resume este informe más larga.

Aquí están las malas noticias: es un documento crítico que puede ser difícil de escribir. Es más difícil escribir que, por ejemplo, una solicitud de propuesta (RFP), que es una descripción directa del historial, producto o servicio de su empresa, programa de implementación y soporte.

La presión para escribir un resumen ejecutivo viene del hecho de que todos están atentos, ya que se encuentra en la parte superior de los documentos. Explica todo lo que sigue y puede hacer o deshacer su propuesta o informe. El resumen ejecutivo debe conocer las necesidades del cliente potencial y centrarse en ellas.

Un resumen ejecutivo es un documento breve o sección de un informe o propuesta comercial más grande. Se utiliza para dar a un lector una visión general rápida del material que sigue.

Contiene una breve declaración que aborda el problema o la propuesta detallada en los documentos adjuntos, y presenta información de antecedentes, un análisis conciso y una conclusión. Un resumen ejecutivo está diseñado para ayudar a los ejecutivos a decidir si seguir adelante con la propuesta o no, por lo que puedes ver, es de vital importancia.

A diferencia de un resumen, que es un breve resumen, un resumen ejecutivo es una forma condensada de los documentos contenidos en la propuesta. Los resúmenes se usan más comúnmente en la redacción académica y orientada a la investigación, y actúan como un indicador para que el lector vea si quiere seguir leyendo.

¿Qué incluye un resumen ejecutivo?

Al escribir un resumen ejecutivo, hay pautas para asegurarte de que alcances todas las bases. De acuerdo con los muchos libros que se han escrito sobre resúmenes ejecutivos, así como cursos de formación, seminarios y oradores profesionales, la duración acordada debe ser de 5 a 10 por ciento de la extensión de todo el informe.

Lenguaje apropiado

El lenguaje utilizado debe ser apropiado para el público objetivo. Una de las cosas más importantes que debe saber antes de escribir profesionalmente es entender a quién se dirige. Si escribe para un grupo de ingenieros, el lenguaje que usarás será muy diferente de cómo escribiría a un grupo de financieros. Eso incluye más que solo las palabras, pero el contenido y la profundidad de la explicación.

Dicho esto, independientemente del objetivo de su resumen ejecutivo, debes evitar ser agobiante. Mantente en párrafos cortos y concisos. Un bloque de texto, no importa cuán elegante o atractivo, puede ser desagradable. Recuerda, es un resumen, y la gente lo leerá para extraer rápida y fácilmente los elementos principales.

Introducción

También deseas captar la atención de un lector desde el párrafo inicial. Al igual que un discurso a menudo se abre con una broma para romper el hielo y tranquilizar a las personas para escuchar mejor lo que se avecina, así un fuerte párrafo introductorio puede atraer a un lector y hacer que quieran seguir leyendo. Eso no significa que comiences con una broma. Las bromas son difíciles. Apégate a tus fortalezas, pero recuerda, la mayoría de los lectores solo te dan algunas frases para ganarles antes de seguir adelante.

No olvides explicar quién eres como organización y por qué tienes las habilidades, el personal y la experiencia para resolver el problema planteado en la propuesta. Esta no tiene que ser una biografía extensa, a menudo solo su nombre, dirección e información de contacto lo harán, aunque también querrá resaltar sus puntos fuertes en lo que respecta a la propuesta.

Puede sonar redundante, pero comienza el resumen con una lista muy breve y precisa de lo que sigue, como una tabla de contenido. Luego, a medida que desarrolle esos puntos en el resumen ejecutivo, asegúrese de escribir sobre los documentos en el mismo orden en que aparecen.

Información relevante

El resumen ejecutivo no debe desviarse de la materia que sigue. Es un resumen, no un lugar para plantear nuevas ideas. Hacerlo sería confuso y pondría en peligro toda su propuesta.

Establece la necesidad o el problema, y convence a tu audiencia objetivo de qué debe resolverse. Una vez que se configura, es importante recomendar la solución y mostrar cuál es el valor. Se claro y firme en tu recomendación.

Justifica tu causa. Asegúrate de anotar las razones clave por las que tu organización es la opción perfecta para la solución que estás proponiendo. Este es el punto en el que se diferencia de tus competidores, ya sea debido a la metodología, el testimonio de los clientes satisfechos o cualquier otra cosa que ofrezcas que sea única. Asegúrate de mantener el nombre del cliente potencial por delante.

No descuides una conclusión sólida, donde puedas resumir las cosas y una vez más resaltar los puntos principales.

Qué hacer después de escribir un resumen ejecutivo

Al igual que con cualquier cosa que escriba, siempre debe comenzar con un borrador. El primer borrador debe golpear todas las marcas mencionadas anteriormente, pero no se enrede en hacer la prosa perfecta. Piense en el primer borrador como una misión exploratoria. Estás recopilando toda la información pertinente.

A continuación, desea revisar a fondo el documento para asegurarse de que nada importante se haya omitido o perdido. Asegúrese de que el enfoque sea nítido y claro, y que se dirija directamente a las necesidades de su cliente potencial.

Revisión de estilo y gramática

Pero no descuides la escritura. Asegúrate de no repetir palabras, caer en el cliché u otros sellos de mala escritura. No, no estás buscando el Premio Pulitzer en literatura, pero tampoco quieres aburrir al lector hasta el punto de que se pierda la razón por la que tú eres la organización que puedes ayudarlos a tener éxito.

Has revisado el contenido y la gramática, pero no olvides el estilo. Debes escribir de una manera que natural y no demasiado formal, pero que se exprese de la misma manera que tu público objetivo. Si son una firma conservadora, bueno, tal vez se requiera una formalidad. Pero cada vez más y más compañías modernas tienen una cultura corporativa casual, y la redacción formal podría hacer que, erróneamente, piensen en usted como viejo y desactualizado.

Lo último debe ser la prueba de la copia. Eso significa una doble comprobación para asegurarse de que la ortografía sea correcta y que no haya errores tipográficos ni errores gramaticales. Sin embargo, quien haya escrito el resumen ejecutivo no es la mejor persona para editarlo. Pueden fácilmente pasar por alto los errores debido a su familiaridad con el trabajo. Encuentra a alguien que sobresalga en la edición. Si entrega contenido descuidado, se muestra una falta de profesionalidad que seguramente influirá en la forma en que el lector piense de tu empresa.

Crítica de los resúmenes ejecutivos

Todo buen argumento necesita una refutación, y mientras abogamos por el uso adecuado de un resumen ejecutivo, sería flojo evitar mencionar algunas críticas. Lo más común es que un resumen ejecutivo por diseño es demasiado simple para capturar la complejidad de un proyecto grande y complicado.

Es cierto que muchos ejecutivos solo pueden leer el resumen y, al hacerlo, se pierden los matices de la propuesta. Eso es un riesgo. Pero si el resumen ejecutivo sigue las pautas establecidas anteriormente, debe brindar una imagen completa de la propuesta y crear interés para que el lector profundice en los documentos para obtener los detalles.

Recuerda, los resúmenes ejecutivos se pueden escribir mal o bien. Pueden fallar al enfocarse en los resultados o la solución al problema de la propuesta, o hacerlo de una manera vaga y general que no tenga impacto en el lector. Puedes hacer cientos de cosas mal, pero si sigues las reglas, la responsabilidad recae en el lector.

Si el candidato potencial solo lee el resumen ejecutivo y no está interesado en los detalles que están en los documentos adjuntos, ¿Es esta una organización con la que deseas trabajar? Probablemente no. Una empresa que no sea tan completa y dedicada al proyecto como usted solo va a causar problemas en el transcurso de su finalización. Siempre tiene la opción de rechazar su aceptación si cree que la asociación va a coger más de lo que dará.

¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo haces en tu compañía? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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FUENTES Y REFERENCIAS

Cómo hacer un resumen ejecutivo para un plan de empresa por Rubén Máñez | How to make a good executive summary? By Montse Peñarroya | Cómo escribir un buen resumen ejecutivo por Entrpreneur | Cómo elaborar un resumen ejecutivo por wikiHow | How to Write an Executive Summary: A Quick Guide by William Malsam | ¿Cómo hacer un resumen ejecutivo? Por emprendepyme