Plan de contingencia

Una cosa que tenemos que tener clara desde el primer minuto es que un plan de contingencia no es solo exclusivo para calamidades. El plan de contingencia, normalmente, tiene que ver con la planificación y preparación de ciertos acontecimientos, estar preparados por si pasa, cosas como puede ser la escasez o incluso la pérdida de personal, el presupuesto, los datos, los clientes, y otros factores relevantes que marchitan los proyectos. Es por este motivo que cada proyecto o empresa debe tener un plan de contingencia, para tener sin problemas un flujo de trabajo. Y de esta manera, será más fácil abordar los problemas y las amenazas.

LA POTENCIA DE EVALUACIÓN DEL RIESGO

En cada proyecto, un líder debe ser buen conocedor de la gestión de riesgos al elaborar un plan de contingencia. Estos dos aspectos deben coordinarse entre sí para identificar claramente los elementos que interrumpen el proceso de un proyecto.

Un plan de contingencia comienza a entrar en juego cuando el plan original no funciona. Es por eso que generalmente se llama un plan B.

A continuación, se presentan las siguientes prácticas para poner en práctica durante su proceso de evaluación de riesgos:

*.- Reconocer toda la operación del proyecto, especialmente sus aspectos más críticos. Un buen plan de contingencia debe resaltar los métodos para mitigar los riesgos existentes o imprevistos.

*.- Identifica los riesgos. Para poder identificar claramente los diferentes riesgos en su negocio, necesita ejecutar un Análisisde Riesgo. Hacerlo le ayudará a identificar las posibles amenazas o riesgos que socavarán su proyecto o negocio.

*.- Prioridades de riesgo. La planificación de contingencias involucra un complejo componente de sobre planificación. Por lo tanto, con muy poco tiempo, te perderás en el mar de demasiados planes. Su plan de contingencia debe ser equilibrado y organizado, por lo que debe identificar su respectiva control de prioridad. Esto también ayudará a su equipo a responder de inmediato, en caso de que ocurra una crisis.

DESARROLLANDO TU PLAN DE CONTINGENCIA

Estos son los siguientes elementos a tener en cuenta al desarrollar y preparar su plan de contingencia:

*.- Continuar con el proyecto/ proceso de negocio.

*.- Tener un calendario y planificación definitivo. Organiza tus tareas dentro del plan de contingencia en función del tiempo que lleve terminarlas.

*.- Determinar la causa. ¿Qué te hizo implementar el plan de contingencia? Decide el curso de acción necesario y a las personas a cargo de las siguientes tareas.

*.- Lo simple es mejor. Abstenerte de usar palabras que son demasiado complejas para el vocabulario de alguien. Proporcionar un plan de contingencia claro y breve.

*.- Mantén tus recursos en mente. Piensa en el efecto del plan de contingencia para tu empresa.

*.- Estandariza tu plan de contingencia. Asegúrate de que todo el mundo es consciente del plan y siempre está informado con las últimas actualizaciones.

*.- Implementar la gestión de riesgos. Encuentra metodologías para mitigar o eliminar los riesgos en tu plan de contingencia.

*.- Documentar. Pon todo en papel, cada pequeño detalle y no te olvides de hacer varias  copias de él.

MANTENER TU PLAN DE CONTINGENCIA

Una vez que tengas todo planeado en tu plan de contingencia, es hora de hacer el mantenimiento necesario para mantenerlos relevantes para futuros proyectos y nuevos negocios.

*.- Difundir la información del plan para todos.

*.- Deja que cada persona involucrada conozca su tarea y deberes del plan de contingencia.

*.- Facilita la capacitación o el entrenamiento si es necesario.

*.- Evalúa constantemente los cambios que ocurren en el plan y, si es necesario, implementar algunos cambios.

*.- Haz planes revisados para toda la organización y asegúrate de eliminar el plan anterior.

*.- Mantén los documentos de tu plan accesibles para referencias futuras.

*.- Compón varios análisis y evaluaciones regularmente para realizar un seguimiento del proceso.

EN RESUMEN ...

No nos equivoquemos, la realidad es esta: las organizaciones suelen subestimar o descuidar un plan de contingencia porque los encargados tienen la creencia de que pueden resolver el problema fácilmente, siempre que sean conscientes y estén bien informados al respecto.

La planificación de contingencia es una inversión a largo plazo y las empresas deben dedicar tiempo y dinero para garantizar que el proyecto esté en buenas manos.

¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo hacen en tú empresa? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor

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