Comunicación efectiva

La comunicación efectiva es un factor de éxito crítico para la mayoría de las carreras, ya sea liderazgo, ventas, gestión de proyectos y mi propia área de especialización: las PMO.

La comunicación es siempre una habilidad muy difícil de ejecutar y es una de las principales causas de fracaso en las entrevistas y la progresión profesional en curso.

Cuando aprendes a comunicarte de manera efectiva, las personas estarán más dispuestas a ayudarte y te dedicarán los recursos que necesitas para tener éxito.

Unas buenas habilidades de comunicación te permiten vender lo que tienes que ofrecer de una manera que hace que otros quieran comprártelo, y eso es crítico cuando se hace para una entrevista de trabajo.

¿QUÉ SON BUENAS COMUNICACIONES?

- Tú conoces a tu audiencia.

- Sabes el resultado de comunicación que desea.

- Utilizas el medio adecuado para comunicar el mensaje.

- Verificas si la comunicación fue efectiva y si lograste el resultado deseado.

PREGUNTAS CLAVE PARA LAS BUENAS COMUNICACIONES

- ¿Qué esperas que tu público objetivo sepa o puedes hacer como resultado de su programa de comunicaciones?

- ¿Qué tan bien se están comunicando los mensajes? ¿Cómo lo sabes?

- ¿Cómo utilizas los comentarios de tus comunicaciones para mejorar?

- ¿Las mejoras que realizas en tus comunicaciones funcionan?

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LOS BENEFICIOS DE LAS BUENAS HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

- La comunicación efectiva se trata de descubrir las necesidades de otras personas y luego adaptar sus comunicaciones para que coincidan con sus necesidades.

- La mayoría de los conflictos es el resultado de una comunicación incomprendida. Sin buenas habilidades de comunicación, las personas no entienden las ideas, expectativas o problemas de los demás.

- Al comunicarse de manera más efectiva, puede reducir la confusión y el posible conflicto.

- Cuando escuchas activamente y tratas de entender a las personas, les muestras que te importan sus puntos de vista.

- Las buenas habilidades de comunicación conducen a relaciones con confianza y respeto mutuos, algo que la gente valora mucho.

- La comunicación efectiva construye fuertes relaciones comerciales y personales porque usted aprende a entender exactamente lo que las personas quieren y cómo dárselos.

- La gente quiere escuchar lo que tienes que decir cuando tienes habilidades de comunicación efectiva.

- Parte de una buena comunicación es usar habilidades de asertividad para expresar tus expectativas de una manera directa.

- El liderazgo se trata de alcanzar metas a través de otros y el líder que tiene habilidades de comunicación efectiva es el que tendrá éxito.

- Cuando puedes comunicar claramente a tu organización tus planes, la dirección y sus expectativas, los inspirará a trabajar para lograr sus objetivos.

- Cuando entiendas más a las personas y te entiendan mejor a través de una comunicación más efectiva, las personas te respetarán más.

Ya sea que su proyecto o su cliente requieran un Plan de comunicaciones entregado, debes de tener uno, especialmente si estás tratando con un cliente externo en lugar de una organización interna. Cada vez que le entregué un plan de proyecto al cliente, se han sorprendido y complacido agradablemente de que las comunicaciones sobre el proyecto se hayan puesto por escrito lo antes posible y con suficiente detalle.

Los elementos principales que deberían cubrirse en el Plan de comunicaciones son:

*.-Introducción.

*.- Métodos para recopilar y almacenar información.

*.- Estructura de distribución.

*.- Matriz formal de comunicación del proyecto.

*.- Página de inicio de sesión.

Voy a entrar un poco más en detalles sobre lo que debe cubrir cada una de estas cinco secciones en un proyecto típico:

INTRODUCCIÓN

Esto es meramente una descripción básica de lo que cubre el documento. También debe identificar al equipo u organización que entregó y al cliente o la organización interna para la que se realiza el proyecto (y que probablemente pagará).

MÉTODOS PARA RECOPILAR Y ALMACENAR INFORMACIÓN

Esta sección es para identificar tanto la comunicación formal como la informal y cómo se almacenará y compartirá esta información entre los miembros del equipo de ambas partes. La comunicación formal incluye reuniones semanales de estado y la diseminación de información a través de informes de estado semanales, cronogramas de proyectos revisados y listas de problemas y riesgos. Las comunicaciones informales del proyecto incluyen transacciones ad-hoc por correo electrónico y teléfono necesarias para actualizar, aclarar y difundir información relevante del estado del proyecto.

ESTRUCTURA DE DISTRIBUCIÓN

La sección de estructura de distribución del Plan de comunicaciones identifica cómo se realizará la comunicación formal sobre el proyecto y quién participará. La estructura de distribución contiene subsecciones para cada tipo de comunicación formal y describe información específica para cada tipo... Reuniones de estado del proyecto, informes del estado del proyecto, calendario del proyecto y cualquier sitio compartido de distribución o publicación, como un sitio sharepoint o wiki.

Para cada uno de estos elementos formales de comunicación, el plan identifica cómo se entrega cada uno, quién los recibe y con qué frecuencia se entregan y revisan.

MATRIZ FORMAL DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO

La matriz formal de comunicación del proyecto es básicamente una representación visual de la estructura de distribución para cualquier comunicación formal del proyecto. Esto puede ser a través del uso de un gráfico o tabla que proporciona al equipo de entrega y al cliente una referencia rápida de las comunicaciones que ocurren en el proyecto.

Como mínimo, la matriz debe incluir:

*.- El tipo de comunicación.

*.- El creador o quien origina la comunicación.

*.- Quién recibe la comunicación o asiste a la reunión.

*.- La frecuencia con que ocurre la comunicación o reunión.

*.- Y la fuente de la comunicación o reunión.

PÁGINA DE INICIO DE SESIÓN

Si el plan de comunicaciones es un producto formal en su proyecto depende de ti o, posiblemente, de tu cliente. De cualquier manera, veo que una firma formal es importante ya que prepara el escenario para todas las expectativas de comunicación e información para ambos equipos de proyecto en el futuro. Por lo tanto, la página final del Plan de Comunicaciones debe ser una página de firmas para el Gerente de Proyecto y el patrocinador del proyecto del cliente y este documento debe conservarse, administrarse y modificarse según sea necesario (con aprobación de cualquier cambio) a medida que avanza el proyecto y cualquier los métodos de comunicación necesarios se agregan o cambian.

¿Te ha resultado útil? Para mayor sencillez, os dejo en este link un modelo de Gestión de Comunicaciones, descárgalo y dime qué te ha parecido.

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