Gestión de proyectos, riesgos y limitaciones

La gestión inteligente de proyectos requiere controlar los riesgos y limitaciones.

Qué hace la gestión de riesgos

*.- Aumenta las posibilidades generales de éxito del proyecto.

*.- Involucra al personal en todos los niveles del proyecto, centra su atención en una visión compartida del proyecto (o producto) y proporciona un mecanismo para lograrlo.

*.- Identifica los problemas potenciales al inicio del ciclo de planificación (enfoque proactivo) y proporciona información sobre las decisiones de la administración con respecto a la asignación de recursos.

*.- Identifica problemas potenciales y les hace frente cuando es más barato y más fácil de hacerlo, antes de que haya problemas y antes de una crisis estalle.

*.- Concéntrate en los objetivos del proyecto y busca conscientemente cosas que puedan afectar a la calidad a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Todos los proyectos tienen un inconveniente

Mira todo lo que se interponga en tu camino o se convierta en un posible obstáculo. Y siempre que sea posible, observa los aspectos positivo y negativo del proyecto antes de comprometerse con él.

Riesgos comunes del proyecto

Factores externos: hay factores que están fuera de su control, como las normativas, los cambios de tecnologías, etc., que pueden hacer que el proyecto se cancele.

Estructura general: como resultado de las decisiones políticas, la responsabilidad se divide entre grupos y organizaciones que compiten entre sí.

Tamaño y complejidad del proyecto: cuando un proyecto es demasiado complejo o grande, será difícil mantenerse dentro del presupuesto y hacerlo a tiempo, y habrá muchos factores que controlar. Cualquiera de ellos puede salir rana.

Relaciones con el cliente: si tu cliente no puede o no trabaja con el equipo de proyecto para ayudar a definir los atributos de la solución del proyecto, ten cuidado con el camino.

Personal: ¿Tiene el personal adecuado? ¿Tienen las habilidades y experiencia adecuadas para cumplir los objetivos del proyecto?

Tiempo: las cosas pueden tomar mucho más tiempo de lo originalmente habías planeado.

Financiación: ¿Obtendrás suficiente dinero para financiar las necesidades de tu proyecto?

Los riesgos del negocio

Pérdida de apoyo por parte de los superiores: si se incorpora un nuevo gerente a un nivel superior, su proyecto podría perder apoyo y financiación.

Difícil de vender: es un artículo caro o no ofrece suficientes incentivos para vender.

Ajuste de producto incompatible: es un gran producto, pero nadie puede permitírselo.

Es hora de comercializar: ¿Se puede vender el producto antes que nadie?

Aceptación en el mercado: ¿Comprará el cliente el producto?

Tres tipos de riesgo

Riesgos impredecibles: están fuera del control de cualquier gerente de proyecto o equipo de proyecto.

Riesgos predecibles: estos son riesgos que pueden ocurrir o se anticipan según el trabajo en otros proyectos similares. Tienen que ver con la economía o la rotación de personal y tienen un impacto anticipado. Serás instintivamente consciente de estos riesgos.

Riesgos conocidos: puede identificarlos después de revisar la definición del proyecto en el contexto de los entornos técnicos y de negocios. Utiliza tu propia experiencia y la de las partes interesadas involucradas en el proyecto para definir estos riesgos.

Restricciones a considerar

Presupuesto | Programa | Personal | La vida real en el mundo real | Equipos, instalaciones e infraestructura.

Presupuesto: ¿Cuánto dinero está disponible y cuándo?

Los presupuestos son tanto restricciones como riesgos, los proyectos son más caros que los realizados, su empresa podría cobrar el presupuesto de su proyecto para los empleados que tome prestados y los servicios de la empresa que necesite, y sobre todo ten cuidado de no aceptar un presupuesto solo para complacer a alguien de la gerencia o al cliente si ya sabe que los fondos son incorrectos.

Programa: ¿Cuándo debe completarse el proyecto?

¿EL proyecto está construido alrededor de fechas imposibles?, incluso, si la fecha de vencimiento no es crítica, si el proyecto continúa más allá, ¿Causará que el presupuesto se infle?, perder una fecha de finalización podría causar serias consecuencias de marketing.

Personal: ¿Qué recursos internos y externos se requieren? ¿Se los puede permitir?

Si las personas adecuadas no están disponibles, o si no puede pagarlas, tendrás que trabajar con lo que esté disponible, y eso podría no ser bueno. La disponibilidad es tanto un riesgo como una restricción que está en curso a lo largo de la vida del proyecto.

La vida real en el mundo real:

Poner en marcha un proyecto requiere tiempo para que todos trabajen bien y sean productivos juntos, dados todos los riesgos y limitaciones. La comunicación ayudará con las necesidades de sincronización de proyectos. Para el primer hito del proyecto, revisa todas las relaciones, avances y efectos que el proyecto real tiene en personal, presupuesto y programa.

Instalaciones, equipos e infraestructura:

¿Estarán disponibles los equipos e instalaciones requeridos dentro del plazo del proyecto? Documenta las limitaciones de las instalaciones, equipos e infraestructura para el proyecto en la declaración de trabajo (SOW) como parte de la declaración de alcance, ya que estas restricciones limitarán lo que se puede hacer en el proyecto.

Atándolo todo junto

Los riesgos y las limitaciones del proyecto deben tenerse en cuenta antes de que el proyecto se ponga en marcha. Algunos proyectos simplemente no deberían salir a delante. Ten cuidado a la hora de heredar proyectos problemáticos. Lo imposible sigue siendo imposible, sin importar cuán entusiastas y motivados estén el gerente del proyecto y el equipo del proyecto.

¿Cuál es su experiencia con la gestión de los ámbitos del proyecto? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor

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FUENTES Y REFERENCIAS

Las 7 restricciones de la gestión de proyectos de Gerardo Miguel Ballena Descalzo| Restricciones en Dirección de Proyectos: más que coste, tiempo y alcance de Nuno Miguel Da Silva,| Gestión de riesgos en Gestión de proyectos del Wiki EOI | Project Management Risks and Constraints de Gant Thead | Los principales obstáculos en la gestión de proyectos del blog de WorkMeter