Project Procurement Management (II)

Continuación de la serie de artículos sobre Project Procurement Management

Procesos de compras en cuatro pasos

Hay cuatro procesos o etapas principales para la adquisición de proyectos;

*.- Planificación

*.- Compra

*.- Monitoreando y controlando

*.- Clausura

Vamos a examinar cada uno a su vez.

Planificación

Si está estudiando para su PMP o CAPM, esta etapa es equivalente a ‘2.1 Plan Procurement Management’ en el PMBoK. Sus actividades de adquisición de proyectos deben seguir un plan de compras, que desarrollarás para cumplir con la meta, los objetivos y el alcance del proyecto. Por lo tanto, tu tarea es crear un plan de compras del proyecto.

Plan de compras del proyecto

El plan de compras de proyectos generalmente cubrirá:

*.- Lo que necesitas procurar

*.- Los tipos de compras que utilizará.

*.- Su proceso de adquisición.

*.- Cualquier requisito formal (legislación, políticas, procedimientos) que debe seguir.

*.-  Las formas de contrato o SLA que utilizarás.

*.- La fuente del asesoramiento legal.

*.- Mecanismos de precios preferidos

*.- Estándar de calidad que aplicará a los productos o servicios que adquirirá.

*.- Indicadores clave de rendimiento (KPI) que aplicará a los servicios que obtendrá.

*.- El equipo responsable de las compras.

*.- Tiempo de adquisición para coordinar con otros aspectos del cronograma de su proyecto.

*.- Estimación de costos para cada una de las adquisiciones.

*.- El proceso de gobierno que guiará y supervisará las compras del proyecto.

*.- Proceso de evaluación de ofertas.

*.- Autoridades: ¿qué persona o grupo tiene la autoridad para aprobar cada contratación?

*.- Preferencias entre hacer, contratar, arrendar o comprar activos directamente.

*.- Uso de proveedores ya preferidos, preseleccionados o marco.

*.- ¿Cuántos vendedores participar en el proceso? Puede tener múltiples proveedores, un número pequeño o un único contratista principal que ofrezca un servicio integrado. Pueden hacer todo por sí mismos o, para proyectos más grandes, pueden subcontratar elementos para salvar las brechas de recursos o capacidades, o administrar su propio riesgo.

*.- Uso de asociaciones y alianzas.

*.- Requisitos éticos (por ejemplo, abastecimiento, esclavitud moderna, uso de energía). Algunos de estos serán legalmente obligatorios en su jurisdicción.

*.- Crear ejemplos de documentos de compras y plantillas pro-forma para usar en el proceso de compra.

Un componente valioso del plan de compras será su estructura de trabajo o desglose del producto (WBS o PBS). Esto identificará el trabajo a realizar o los productos que se crearán. Por lo tanto, serán su punto de partida para determinar qué elementos de trabajo necesita subcontratar, qué productos necesita adquirir y qué componentes necesitará para los productos que se propone hacer.

Hacer o comprar análisis

También se debe determinar cómo puede entregar un trabajo en particular de manera más rentable. Esto puede hacerse haciéndolo dentro del equipo del proyecto ("hacer") o comprando de una fuente externa ("comprar"). Al tomar su decisión de hacer o compra, tendrá en cuenta:

*.- Coste.

*.- Capacidades de recursos y experiencia.

*.- Capacidad de recursos.

*.- Propiedad intelectual.

*.- Normas de calidad.

*.- Requisitos de planificación.

*.- Riesgos y oportunidades.

Comprando

Este es el equivalente del proceso PMBOK 12.2 ‘Realización de compras’. Hay dos etapas:

Etapa 1: Especificar los requisitos

Primero, debe reunir los requisitos y documentarlos con precisión. Esto también significa establecer:

*.- Estándares de calidad para productos.

*.- Estándares de rendimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI) para servicios.

*.- Legislación y normativa aplicables.

*.- Tiempos de entrega.

Etapa 2: Pruebas de mercado

El siguiente paso es encontrar el proveedor más adecuado. Esto se conoce a veces como "Pruebas de mercado".

El proceso para esto puede establecerse en las políticas y procedimientos de su organización. Y es posible que también deba contratar a su Departamento de Compras.

Si trabaja en un sector público o en una organización no gubernamental financiada con fondos públicos, hay más. También es probable que deba cumplir con las leyes y regulaciones nacionales o internacionales.

El proceso básico incluye:

Conferencia de postores

Esta es una conferencia en vivo, por webcast, video o por teléfono que le permite:

*.- Presentar sus requisitos a los posibles oferentes interesados, y

*.- Realizar una sesión de preguntas y respuestas (Q&A).

Buscando una respuesta formal

Después de esto, hay diferentes maneras de solicitar una respuesta de proveedores potenciales. Esta etapa está llena de siglas y jerga de tres letras:

*.- RfI (Solicitud de Información, Request for Information)

*.- PQQ (Cuestionario de Pre-Calificación, Pre-Qualifification Questionnaire)

*.- RfQ (Solicitud de cotización, Request for Quotation)

*.- RfP (Solicitud de propuesta, Request for Proposal)

*.- ITT (Invitación a Tender, Invitation to Tender)

Si un licitador está interesado, puede solicitar una EOI formal (Expresión de interés, Expression of Interest).

Determina los criterios de evaluación

Antes de recibir cualquier respuesta, debes determinar la base para la selección de su oferente preferido. Si selecciona sus criterios de evaluación después de haber recibido algunas o todas las ofertas, corre el riesgo de ser acusado de seleccionar criterios de evaluación para beneficiar a un proveedor ya preferido. Esta sería una forma de práctica corrupta.

Tus criterios de evaluación, y las ponderaciones que aplica a cada uno de ellos, pueden incluir estos factores:

*.- Presentación técnica.

*.- Niveles de servicio.

*.- Capacidad financiera y estabilidad.

*.- Base de recursos.

*.- Reputación, desempeño pasado y referencias.

*.- Conocimientos propietarios, métodos, herramientas y propiedad intelectual.

*.- Procedimientos de gestión y gestión de riesgos.

*.- Coste (coste de vida completa).

Se trata del coste, la calidad y el precio de negociación para lograr el mejor valor. Cuando haya acordado los criterios y su Patrocinador o la Junta del Proyecto los hayan aprobado, el siguiente paso es desarrollar un esquema de calificación o puntuación. Típicamente, habrá algunos factores de cumplimiento. Para estos, una oferta que no cumpla con estos factores será excluida. A continuación, puede seguir para calificar y evaluar todas las ofertas que cumplen.

Obtener respuestas

Parece que no hay mucho que decir aquí. Sin embargo, una cosa es especialmente relevante. En un proceso de adquisición formal, debe establecer un plazo para la recepción de ofertas de posibles proveedores. Si una respuesta llega después de la fecha límite; formalmente, debe ponerse en contacto con el proveedor y pedirle que recoja su oferta. Su equipo no debe abrirlo y ciertamente no debe leerlo y considerarlo.

Selección

Esto puede ser un proceso directo o involucrado. Debe realizar una evaluación sólida con los criterios que ha creado. Después de la evaluación, tomará una determinación formal del oferente preferido. Luego debe llevar esta recomendación a la persona, personas u organismo que tenga la autoridad para firmar esta recomendación.

Adjudicación del contrato

El paso final en la prueba de mercado es entrar en cualquier negociación final con su oferente preferido. Si esto va bien, su equipo legal puede redactar un contrato final que refleje los términos de la oferta del proveedor. Luego, puede adjudicar el contrato formalmente, y ambas partes firmarán y endosarán adecuadamente el contrato de acuerdo con los procedimientos legales en su jurisdicción.

El contrato final

Su contrato de compra puede contener:

*.- Declaración de trabajo o bienes a suministrar

*.- Escenarios y planes.

*.- Obligaciones de calidad.

*.- Soporte y mantenimiento del producto.

*.- Control de cambios o procedimientos de variación.

*.- Medidas de rendimiento y KPIs.

*.- Régimen de inspección y evaluación.

*.- Precio.

*.- Términos de pago.

*.- Calendario de pagos.

*.- Sanciones (no legales en algunos países) y bonificaciones.

*.- Procesos de reporte.

*.- Principales roles y responsabilidades.

*.- Confidencialidad.

*.- Derechos de propiedad intelectual (DPI).

*.- Obligaciones de protección de datos.

*.- Terminación.

*.- Limitaciones de pasivos.

*.- Garantías.

*.- Seguros y fianzas de rendimiento.

*.- Asignaciones.

*.- Resolución de conflictos.

*.- Jurisdicción de gobierno.

Monitoreando y controlando

Este proceso corresponde al proceso PMBOK 12.3, 'Control Procurements'. Es una mezcla real de actividades formales e informales.

*.- Gestión sus relaciones con sus proveedores.

*.- Administrar el contrato, asegurando que ambas partes cumplan con sus términos.

*.- Supervisar el desempeño del contrato contra los estándares de calidad y los estándares de desempeño que el contrato documenta.

*.- Además de la administración de proveedores en curso, es posible que también desee llevar a cabo las ‘Revisiones de desempeño de adquisiciones 'formales.

*.- Yendo un paso más allá, también puede realizar una ‘Auditoría de adquisiciones’.

Esto revisa el proceso de adquisición que ha aplicado y la estructura legal y contractual que ha creado. Mientras que las Revisiones de adquisiciones evalúan lo que está obteniendo, la Auditoría de adquisiciones evalúa cómo adquirió sus bienes y servicios. Esto podría ser, en cambio, una parte de su etapa de cierre.

*.- Abordar las desviaciones de los estándares de calidad o requisitos de rendimiento.

*.- Realizando el pago contra entrega o hitos del contrato.

*.- Aplicando su control de cambio o proceso de variación de contrato.

*.- Actualizaciones a su plan de proyecto y documentación.

Clausura

El PMBOK considera esto como una salida de 12.3 Adquisiciones de control. Sin embargo, hay un conjunto de tareas para esto, y es útil entenderlo como una parte específica del desglose del trabajo de su proyecto, y una etapa del proceso general de adquisición del proyecto en sí mismo.

Por lo tanto, las tareas básicas de cierre para su proceso de adquisición son:

*.- Asegúrese de que sus proveedores hayan cumplido con todos los criterios de aceptación del contrato.

*.- Llevar entregas formales y aprobaciones de aceptación.

*.- Documentar y abordar problemas pendientes, enganches, reclamaciones y pagos

*.- Asegúrate de tener toda la documentación necesaria para el uso, mantenimiento y cierre de vida útil de cualquier activo que haya comprado

*.- Finalizar todos los pagos y facturas.

*.- Atender el cierre final del contrato, documentación y archivo.

*.- Realizar una revisión de lecciones aprendidas.

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Basado en un artículo de Mike Clayton: Project Procurement Management [All the basics you need to know]

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