Es muy fácil, solo di que no

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Últimamente estoy viendo que cada vez existe una mayor presión sobre los directores de proyectos. Existe una gran demanda por parte de los gerentes senior, las partes interesadas y los clientes para entregar más rápidamente, con el mismo nivel de calidad y, claro está, dentro del presupuesto.

He visto a algunos directores de proyectos bastante estresados y no solo lo he visto, también me lo han dicho de muchas maneras; Algunos dirigen otros no tanto.

¿Hay algo que pueda hacer un director de proyecto? La clave es ser proactivo y usar algunas de las herramientas dentro de la gestión de proyectos. ¡Todo esto ayudará a un director de proyecto a decir que no!

Ahora bien, antes de que los directores de proyecto me machaquen y digan que es imposible hacer esto, quiero poner un par de comentarios para apoyar esto:

+ Tendrás que usar todas tus habilidades blandas para asegurar el éxito en esto.

+ Si algunos de vosotros continuáis, ya que tendréis agotamiento, o simplemente no cumpliréis los objetivos establecidos en tu proyecto.

Hay formas de decir no: usar el enfoque de gestión de proyectos y estas recomendaciones

*.- Control de cambios efectivo: los procesos de gestión de proyectos tienen procesos de control de cambios claros. Esto significa que antes de que se lleve a cabo cualquier cambio, pasa por algún tipo de evaluación y después, y solo después, el grupo directivo o el patrocinador (o, en algunos casos, el director del proyecto) decidirá el posible cambio. Si no tiene un proceso de control de cambios, desarrolla y téngalo como parte integral de tus procesos.

*.- Participación de partes interesadas y clientes: involúcralos lo máximo posible en el proyecto. Sin embargo, asegúrate de que el papel de todos sea claro. Se deben tomar decisiones, ¿Pueden ser tomadas por estas personas o es responsabilidad del grupo directivo o del director del proyecto? ¿Usas una tabla de Matriz de asignación de responsabilidades (RACI)?

*.- Planes de gestión y comunicación de las partes interesadas: asegúrate de tenerlos y utilícelos para comunicarte. Trabajé en una empresa donde un departamento en particular siempre ejercía una presión adicional sobre los directores de proyectos. Los directores de proyecto dijeron que siempre querían cambiar el alcance y no tenían idea del impacto en los proyectos. Sugerí "¿Qué tal si organizamos una reunión para discutir temas conjuntos con el fin de lograr una mayor transparencia y resolución de problemas?" Movimientos de cabeza en todos los sentidos.

*.- Asegúrate de tener un caso de negocio claro: el caso de negocio establece los beneficios comerciales y la razón por la que estás realizando el proyecto. Cualquier cambio en el proyecto, no dudes que alguno será positivo, deberás compararte con el caso comercial y los beneficios, y deberás referir a quien quiera que se refiera a este documento.

*.- Utiliza el alcance del proyecto: a menudo hay una solicitud para hacer algo que está claramente fuera del alcance del proyecto. Si estás fuera del alcance, esto debe comunicarse a la persona que solicita el trabajo adicional.

*.- Protección: los directores de proyecto deben proteger el alcance, los beneficios y los objetivos del negocio. Esto significa comunicarse abiertamente con cualquiera que quiera cambios que impacten en el proyecto.

*.- Gestión de riesgos: tener un registro de riesgos claro que se estime con acciones y responsabilidades claras para gestionar cada riesgo. Usa esto para administrar solicitudes adicionales de trabajo y comunicar el impacto en el proyecto.

Repito; Tendrás que utilizar todas tus habilidades de gestión de personal; ser asertivo, escuchar, hacer preguntas, dar retroalimentación, articular cómo se siente. Estas y otras, además de las herramientas mencionadas te ayudarán a decir que no ... sin decir que no.

La opción es ser proactivo y lidiar con lo que está frente a ti. O simplemente deja las cosas como están.

¿Qué opinas sobre esto? ¿Cómo lo haces en tu compañía? ¿Tienes alguna sugerencia? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

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