Las Lecciones Aprendidas de un Proyecto

Lecciones aprendidas: a menudo se habla de ellas, una discusión que generalmente se planea... pero a menudo olvidada. Estás al final del proyecto y el plan es unir a ambos equipos para repasar las lecciones aprendidas con gran detalle y para el beneficio de todos, pero a menudo no sucede. Los miembros del equipo pasan a otros proyectos o los problemas posteriores a la implementación ocupan el tiempo de todos.

¿QUÉ SON LAS LECCIONES APRENDIDAS?

Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido en base a las experiencias que se dan durante la realización de uno o varios procesos durante el Ciclo de Vida de un proyecto. Durante la realización de actividades a lo largo de cada fase y desde la reflexión y el análisis crítico sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente a esa experiencia se pueden extraer las Lecciones Aprendidas que pueden generar una, posible o real, Amenaza o una Oportunidad.

Pero hay que tomar en cuenta que es una de las mayores responsabilidades del Director del Proyecto, ya que de aquí se saca una información muy valiosa para tener un buen nivel de comprensión de los propios errores y éxitos, de crucial importancia para los proyectos siguientes, es la manera más correcta de evitar que se produzcan los mismos errores en el futuro. Esto se hace mediante la base de datos del conocimiento de la empresa, contribuyendo de una manera sólida y consiguiendo una biblioteca de recursos.

BALANCE DEL PROYECTO

Como con todo en la vida, tenemos que dejar constancia de las cosas que hemos obtenido del proyecto, sean satisfactorias o no tan buenas, no sólo hay que focalizarse en los errores que se tuvieron, sino que las cosas buenas y reseñables también deben ser recogidos ya que si no, todos los procesos y decisiones que ayudaron al éxito del proyecto podrían perderse y los efectos de este olvido serían tan negativos como no tratar de aprender de los errores que se cometieron. Por eso, y de una manera muy escueta, entre las lecciones aprendidas de un proyecto hay que contabilizar:

*.- Los procesos y técnicas que más eficiencia y efectividad aportaron.

*.- Las decisiones que mejor funcionaron.

*.- Los errores cometidos.

*.- Los riesgos a que el proyecto se vio expuesto.

CLAVES PARA QUE LAS LECCIONES APRENDIDAS SEAN UNA POTENTE HERRAMIENTA EN LOS PROYECTOS

*.- El director del proyecto debe promover continuamente la realización de las lecciones aprendidas durante todo el proyecto. Demostrar el código de conducta deseado para realizar y compartir la información de una manera profesional a través de las herramientas establecidas. Tales acciones del gerente del proyecto demuestran y fomentan un ambiente abierto para documentar las lecciones aprendidas que pueden conducir a cambios en el proceso o comunicaciones mejoradas del equipo, las cuales tienen un valor demostrable.

*.- Asegurarse de que todos los miembros del equipo y los interesados apropiados tengan acceso a las herramientas establecidas y capacitación para que todos puedan colaborar a lo largo del proyecto.

*.- Las lecciones aprendidas NO son una recopilación de los errores que hemos mejorado o hechos que hemos aprendido en el proyecto a nivel personal. Una narración de circunstancias no son lecciones aprendidas porque una Lección Aprendida deberá ser una información de utilidad para quien se enfrente a un proyecto similar, de modo que pueda afrontarlo con cierta preparación. Por tanto, deberá contener información útil.

*.- Las lecciones aprendidas se identifican haciéndonos preguntas sobre ¿Qué salió bien en nuestros proyectos?, ¿Que salió mal? y ¿Qué acciones debemos tomar para evitar estos errores y repetir estos aciertos en el futuro?

*.- Las sesiones de lecciones aprendidas pueden realizarse al cierre de una o de varias de las fases de los proyectos, de tal forma que se pueda aprovechar este aprendizaje en las fases siguientes, y al final del proyecto, para aprovecharlas en futuras iniciativas de la organización.

*.- Las lecciones aprendidas por cada uno de los miembros no deberán ser en si un autoaprendizaje, sino una puesta a disposición de conocimientos hacia los demás. La organización está formada por personas o miembros y el aprendizaje debe estar compartido al servicio de la organización. Dejar claro que el intercambio de conocimientos debe ser una parte integral de las operaciones diarias del equipo.

*.- Se puede reunir al equipo para conversar sobre que salió mal y que salió bien, pero lo más importante es que de la sesión se puedan extraer directrices sobre lo que se va a hacer de ahora en adelante para que los errores no se vuelvan a cometer y para que los aciertos puedan repetirse en futuros proyectos.

¿CUANDO DEBE UN DIRECTOR DE PROYECTO HACER ESTE BALANCE?

Lo que el PMBOK nos dice es que se pueden hacer las sesiones de Lecciones Aprendidas al cierre de fases de los proyectos, de tal forma de aprovechar este aprendizaje en las fases siguientes, y en el cierre al final del proyecto, para aprovecharlas en futuras iniciativas de la organización.

Pero yo ahí discrepo, ya que por experiencia propia, puede ser un proyecto largo y las cosas que te han pasado desde mediados del proyecto hacia el inicio, es decir, las cosas más antiguas, no las recordaremos con la frescura que deseamos, seguramente nos olvidaremos de incluir algún dato importante, ya el enfoque de ese problema lo habremos olvidado o simplemente no será el mismo, por eso mi consejo, es tomar notas de cada una de ellas y al menos en una de las reuniones de proyectos mensual sacarla a colación y hablar sobre ella de forma natural, siendo parte de nuestra rutina, tenemos que entender que es un punto de mejora en el cual todos aprendemos y ganamos todos. Las partes implicadas, todavía la tienen fresca y puedes generar un feedback mucho mejor.

Con esta información la tendremos que incorporar a nuestro sistema de gestión documental, recogiéndola, revisándola y corrigiendo los posibles errores.

Además es una buenísima herramienta formativa, ya que entre otros sirven para hacer una buena planificación, ya que empiezas a minimizar los riesgos, ya que con las lecciones aprendidas anteriores sean de este proyecto u otro anterior, consigues esta disminución del riesgo.

Y de esto sacaremos sin lugar a dudas una mejora continua de proyectos tanto actuales como futuros, haciendo especial hincapié en las mejoras tanto de procesos internos, contribuyendo a la mejora de procedimientos de trabajo. Con esto tendremos los directores de proyecto un buen apoyo para la toma de decisiones.

Las sesiones de Lecciones Aprendidas pueden ser muy útiles, y si tiene la suerte de mantener el suyo en el cronograma del proyecto, entonces esta plantilla puede ayudarte.

Te animo a que lo uses y lo distribuyas libremente, y te agradezco de antemano cualquier comentario.

¿Qué opinas sobre las Lecciones Aprendidas? ¿Lo tomas en cuenta para alcanzar unas buenas prácticas? ¿Cuándo crees que es bueno realizar su análisis, durante o al final del proyecto? Me encantará saber lo que tienes que aportarnos

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor

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FUENTES Y REFERENCIAS

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