La importancia de tener un plan

Absolutamente en todos lados que he mirado, cursos, artículos y proveedores de formación; encuentro que lo más importante y en lo que todo el mundo hace hincapié es en la importancia de tener un plan de proyecto.

Un plan de proyecto es necesario para planificar, ejecutar y controlar tu proyecto, por lo menos esto es la definición oficial. Pero creo necesario explicar mi punto de vista sobre el tema, ya que veo que existen varias formas diferentes de ver el plan del proyecto y su impacto en el mismo proyecto.

PLAN DE PROYECTO DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA FORMACIÓN

Lo primero, el PMBOK(*) describe un plan de proyecto como “un documento formal aprobado que se usa para guiar desde la ejecución hasta el control del mismo. Los usos principales del plan del proyecto son documentar los supuestos y decisiones de planificación, facilitar la comunicación entre las partes interesadas y documentar el alcance, el costo y los puntos de referencia del cronograma aprobado”. Esta definición nos enseña que el uso principal de los planes del proyecto es socorrer para guiar la toma de decisiones y permitir la comunicación. Dos cualidades que se destacan como imperiosas para los procesos de gestión de proyectos.

Y por otro lado tenemos una nueva definición que es como "una declaración de cómo y cuándo se deben lograr los objetivos de un proyecto, mostrando los principales productos, hitos, actividades y recursos requeridos en el proyecto". Esta definición describe cómo se usan los planes del proyecto para mostrar la importancia de dicho proyecto. Sin planes de proyecto, sería difícil describir a la dirección el valor que el proyecto tiene para la organización. Los planes del proyecto muestran cómo se pueden cumplir los objetivos y la finalidad de estos objetivos son de gran valor para la dirección del proyecto, lo que permite continuar el proyecto en lugar de cerrarlo.

PLAN DE PROYECTO DESDE EL PUNTO DE VISTA DE FACULTATIVO

El plan del proyecto puede marcar la diferencia en una buena gestión de proyecto y una gestión de proyectos deficiente. Se consideraba que el plan del proyecto forma parte de la administración del proyecto en el sentido de que podría incluir un gráfico de responsabilidad lineal. Por lo tanto, mostrar a los administradores del proyecto la autoridad y la responsabilidad, así como mostrar dónde se han delegado las actividades, con lo que permites que las responsabilidades sean compartidas.

Desde este punto de vista del plan del proyecto nos permite obtener los siguientes beneficios: la influencia para traspasar las líneas funcionales y organizativas, la participación en decisiones gerenciales / técnicas, la colaboración del equipo del proyecto, la resolución de conflictos y un punto focal para todos los participantes del proyecto.

También podemos ver la importancia de usar los planes del proyecto como doble. En primer lugar, es una herramienta importante para el proceso de seguimiento. Para que un equipo trabaje, debe poder trazar su trabajo en relación con un plan y luego informarlo. Cuanto más detallado es un plan de proyecto, más significativo puede ser el proceso de informe.

El segundo es que es una herramienta importante para el proceso de toma de decisiones. Un plan con información suficiente permite tomar decisiones informadas y racionales. Si el gerente del proyecto está indispuesto en algún momento, el equipo del proyecto puede continuar con el proyecto de acuerdo con el plan del proyecto. Esto es extremadamente importante ya que mantiene el proyecto a tiempo y no retrasa la ruta crítica.

Otro enfoque es completamente diferente de los planes del proyecto. Existe la creencia de que no son importantes y en realidad pueden ser más problemáticos de usar. El uso de planes de proyecto podría causar problemas, ya que reduce la flexibilidad y puede ser un proceso que lleva tiempo en el que el trabajo se podría conseguir hacer.

Estos son puntos válidos, pero la evidencia empírica muestra que los planes efectivos del proyecto a menudo juegan un papel importante en el éxito del proyecto. Si bien los planes de proyecto son importantes, la capacidad de cambiar los planes es más imperativa para el éxito del proyecto.

Otra razón de por qué los planes de proyecto son importantes. Se debe a que son fundamentales para la gestión del proyecto y, por lo tanto, son fundamentales para el éxito del proyecto. Los planes del proyecto se utilizan como una forma de control. Permiten que el gerente del proyecto juzgue el rendimiento del proyecto al comparar el plan real con el plan. Esto significa que es fácilmente identificable si el proyecto está yendo mal y la gestión del cambio puede llevarse a cabo para corregir los problemas.

(*)PMBOK Gude ó Guía PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge): es la publicación principal de PMI (Project Management Institute) y es un recurso fundamental para la gestión efectiva de proyectos en cualquier industria. Se actualiza periódicamente para reflejar las últimas buenas prácticas en gestión de proyectos.

Espero que este artículo te ayude a entender la importancia de tener un plan tanto laboralmente como en tu vida personal, y si discrepas no dudes en ponerte en contacto conmigo a través de tus comentarios al final del artículo o en privado.

FUENTES Y REFERENCIAS

ProjectManagement: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling de Harold R. Kerzner.

OBSBusiness School: Esquema de un plan de proyecto.

Plan deproyecto competitivo.

Conceptosbásicos de gestión de proyectos: 6 pasos para crear un plan de proyectoinfalible.

Plan deDirección del Proyecto (PDP) – Una guía sencilla y eficaz.

Cómodesarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.

Project Plan, is it important to haveone?.

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