Qué cosas incluir en el alcance del proyecto

De todos los documentos que se crean, revisan y comparten a lo largo de la vida de un proyecto (planes de proyecto, cronogramas, presupuestos, informes de estado y registros de problemas, solo por nombrar algunos), la declaración del alcance del proyecto puede ser la que tenga la mayor influencia. sobre el proyecto en su conjunto.

La declaración de alcance describe los objetivos, los plazos y las relaciones que darán forma al proyecto de principio a fin. La creación de un documento de alcance del proyecto completo y preciso puede aumentar dramáticamente las posibilidades de éxito del proyecto. Al incluir los elementos a continuación en el documento de alcance, podrás crear una declaración de alcance efectiva y minimizar el riesgo de que las órdenes de cambio u otras interrupciones afecten al presupuesto o tu cronograma.

El caso de negocio

Qué incluir en una declaración del alcance del proyecto, en las grandes organizaciones se suelen dedicar una cantidad considerable de tiempo a revisar y analizar las propuestas antes de aprobar el proyecto. La declaración de alcance no necesita repetir la propuesta en gran detalle, pero debe incluir un resumen de alto nivel de las necesidades comerciales que el proyecto pretende abordar. Esto puede ayudar a ubicar el proyecto en el contexto adecuado para las partes interesadas que no formaron parte del proceso de aprobación inicial.

Los objetivos

Una vez concluida la descripción del caso de negocios, la declaración de alcance debe definir claramente los objetivos que el proyecto pretende alcanzar. Si bien otros aspectos de la declaración de alcance, incluidos los entregables específicos, pueden cambiar con el tiempo, generalmente no se espera que el objetivo básico de un proyecto cambie. Cuando las partes interesadas intentan incluir objetivos o ampliar el alcance después de que el proyecto haya comenzado, los PM deben ejercer la administración del alcance del proyecto e insistir en que todos los cambios se realicen a través de un proceso formal.

Entregables

Una declaración de alcance debe enumerar los productos o servicios que se proporcionarán al final del proyecto, a fin de cumplir con los objetivos del mismo. Los entregables deben describirse con suficiente detalle para evitar confusiones o malas interpretaciones por parte de los interesados. Aunque los entregables varían de un proyecto a otro, es probable que notes que la lista final de productos o servicios que se proporcionarán será similar en muchos de tus proyectos.

Criterios de aceptación

Si una declaración de alcance enumera los entregables pero no define los criterios que los entregables deben cumplir, el resultado suele ser problemático. Los proveedores pueden entender que han entregado exactamente lo que exige la declaración de alcance, mientras que los clientes pueden creer que han recibido algo completamente diferente. El esbozo de los criterios de aceptación que deben cumplirse puede ayudar a garantizar que cada actividad de proyecto acerque al equipo a su objetivo final.

Exclusiones

Al igual que la declaración de alcance debe definir los elementos que deben entregarse como parte del proyecto, también debes enumerar los productos o servicios que no se incluirán en el proyecto. Una vez más, el objetivo es evitar la confusión o la falta de comunicación, por lo que la lista de exclusiones debe ser tan detallada como sea necesaria para definir los límites del proyecto para todas las partes interesadas.

Tecnología

Aunque normalmente no se incluye en las declaraciones de alcance del proyecto, las partes interesadas y otros miembros del equipo pueden encontrar una introducción o explicación de la tecnología que está asociada con el proyecto para ser útil. Si se trata de información sobre qué servicios profesionales utilizará para encontrar talento o qué software de gestión de proyectos pretende utilizar, es probable que los interesados aprecien la transparencia y se sientan más cómodos con el avance del proyecto.

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FUENTES Y REFERENCIAS

What to include in a project scope statement by Roni Feldsher | ¿En qué consiste el alcance del proyecto? Publicado por la Universidad Benito Juárez | Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto publicado por HMD Project Managers | ¿Cómo definir el alcance de un proyecto? Publicado por Sinnamps