Estrategias para hacer reuniones más productivas

Las reuniones efectivas son esenciales para la gestión colaborativa del proyecto.

Según el PMBOK la mayor parte del tiempo el Gestor de Proyectos debería estar comunicando con los interesados, esto es con su equipo, sponsor, y demás figuras que se ven impactadas por el proyecto.

Por lo tanto la comunicación es una de las áreas de conocimiento claves dentro de la gestión de un proyecto. Una buena reunión debe energizar al equipo, haciéndolos sentir conectados, involucrados e informados.

Desafortunadamente, ¡todos estamos muy familiarizados con las reuniones mal ejecutadas que agotan nuestra energía y nos hacen perder tiempo! Las reuniones deficientes son perjudiciales para la armonía del proyecto y el éxito del proyecto.

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Seamos prácticos, Piensa en tu última reunión, la más reciente. ¿Tú y tu equipo os sentisteis con fuerzas o agotados después? Hay tantos factores que pueden llevar a malas reuniones. Creo que hay cuatro pasos para reuniones que conectan, involucran e informan al equipo. Si tú y tu equipo estáis listos para hacerlo en las próximas reuniones, esto puede cambiar, prueba las estrategias para reuniones más eficientes que propongo. Te recomiendo elegir una o dos sugerencias para comenzar, integrando gradualmente las otras prácticas. Esto permitirá a tu equipo probar los nuevos procesos antes de decidir qué es lo que realmente funciona.

#A. Revisar todas las reuniones, una vez acabada, para comprobar si ha sido productiva o no.

Al finalizar la reunión, pregunta, "¿estamos más animados que antes de la reunión?". Si la respuesta es no, pregúntale al equipo cómo mejorar la próxima reunión. Hay que tener en cuenta que con un equipo de proyecto colaborativo, tendrás muchas opiniones. Algunas de ellas datos pueden ser contradictorias. Esa es la fuerza de un buen equipo: muchos datos diversos. Escucha la opinión de tu equipo y decide qué aceptar. Implementa estas ideas en tu próxima reunión para obtener más comentarios y continuar el ciclo.

#B. No invitaremos a personas que realmente no necesitan estar allí. Mantendremos las reuniones lo más pequeñas posible.

En la mayoría de los casos, he descubierto, y no es ningún secreto, que los equipos pequeños logran más, tienden a ser más efectivas y eficientes. Si invita a todos para que sepan lo que está sucediendo, entonces tenemos que buscar otras maneras más eficientes de comunicarnos. Si notas que los asistentes no prestar atención durante la reunión, es posible que no necesiten estar presentes.

#C. No vamos a presentar novedades en las reuniones. Circularemos los materiales de la reunión con 3 días de antelación, para que las personas puedan leer en su a su propio ritmo y tiempo.

Todos procesamos la nueva información de manera diferente, por lo que es útil enviar los puntos de la reunión con anticipación para permitir que las personas se preparen a su manera y en su propio tiempo. Luego puede pasar el tiempo de la reunión hablando de los puntos en vez de tener que presentarlos.

#D. Vamos a venir preparados, o diremos que no estamos preparados.

La verdad es que tiendo a cancelar una reunión si no estoy previamente preparado. Odio perder el tiempo de todos. Si no estoy preparado y es vital continuar con la reunión, lo manifestaré, por lo que el administrdor de la reunión está al tanto y puede ajustar el estilo de la reunión si es necesario.

#E. Comenzaremos y terminaremos a tiempo. Le avisaremos al equipo si nos estamos retrasando y solicitaremos su consentimiento.

Crucial, ser puntuales. Ya es malo que las reuniones puedan ser largas, pero cuando se hacen más de lo programado, el resto del día puede hacerse muy largo. Si hay muchas personas en la reunión, estas demoras afectan a otras personas y grupos que no están presentes. A veces es necesario. Sin embargo, la mayoría de las veces, esto se debe a una reunión mal administrada. Puede ser muy útil asignar tiempos a una agenda para hacer un seguimiento a medida que avanza la reunión. Si está ejecutando en un punto, si es necesario, pospón un punto a la próxima reunión para que la reunión no finalice tarde. También es recomendable usar la agenda para informar al equipo si es probable que la reunión se acabe en caso de que alguien tenga que irse.

#F. Mezclaremos actividades.

Si tienes reuniones que ocurren muy frecuentemente y tienen la misma agenda, la gente puede cansarse. Es bueno mezclarlo. A mí, personalmente me gusta caminar y hablar. Se adapta a mi estilo personal. Identifica lo que funciona para ti y tu equipo.

También puede ser interesante tener un locutor o un oyente externo. Si se trata de una revisión reciente del proyecto, podemos invitar a un líder retirado a venir y escuchar nuestros planes. Este nos puede dar muy buenas ideas pero también afirmación como equipo, ayudando a todos a saber que estamos en el camino correcto. Los planes no tienen que cambiar radicalmente, pero el equipo se sentirá con más energía.

#G. Escucharemos adecuadamente antes de comenzar.

Hay momentos en los que tenemos que hablar y escuchar activamente. También hay momentos en los que necesitamos escuchar, para poder entender completamente lo que alguien está intentando explicarnos. Todos hemos experimentado a personas que interrumpen constantemente, incluso de forma  educada. En muchos de estos casos, se ha perdido el quiz de la cuestión, el objetivo principal de la conversación. Como facilitador de reuniones, es importante moderar para que tenga lugar la cantidad correcta tanto de escucha como de conversación.

#H. Prestaremos atención y no revisaremos el correo electrónico ni los teléfonos.

He estado en reuniones donde la gente revisa sus correos electrónicos en lugar de escuchar y luego demora la reunión debido a su falta de atención. Pídeles a los participantes que no revisen teléfonos o correos electrónicos, excepto en circunstancias excepcionales. Promételes una reunión más corta y efectiva como resultado.

Tomaremos nuestras acciones en serio y las haremos a tiempo.

Cuando el equipo completa las acciones de la reunión a tiempo, el proyecto y las reuniones subsiguientes se desarrollan de forma mucho más fluida. Como gerente de proyecto, debe establecer esta expectativa. Agradece a las personas la puntualidad en la finalización de sus acciones y llama la atención a la gente por todo lo contrario, a menos, por supuesto, que haya buenas razones.

Según su equipo y las estructuras de reuniones actuales, elije las sugerencias más relevantes para comenzar a mejorar tus reuniones. Cuando tú y tu equipo estéis listos, incluye más prácticas. Con el tiempo, tus reuniones se enfocarán y serán productivas, lo que conducirá a un equipo feliz y a un mayor éxito en los proyectos.

¡Administrar un proyecto siempre es un reto! El uso de las herramientas y los procesos correctos aumenta los resultados exitosos para todos los involucrados.

El conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor

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FUENTES Y REFERENCIAS

Managing Project Communications | 11 formas de hacer más productivas tus reuniones, según Google | 10 pasos para hacer las reuniones más productivas | 9 Strategies for more productive meetings | 8 pasos para una reunión productiva | Productividad: 5 Consejos para reuniones exitosas | La negociación, parte integral de la gestión de proyectos | BATNA: Best Alternative to a Negotiated Agreement | Reuniones de trabajo efectivas: reglas para dirigir una reunión